CARRERA DE TECNOLOGÍA SUPERIOR EN DESARROLLO DE SOFTWARE IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN MÉDICA EN LA CLÍNICA MICHELLE REYES: SALUD DERMATOLÓGICA VETERINARIA, DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO, AÑO 2024 Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de Tecnólogo Superior en Desarrollo de Software AUTOR: Aldaz Jarrín Joel Gonzalo TUTOR: Padilla Cevallos Jaime Mauricio Quito, septiembre 2024 ii iii iv v vi DEDICATORIA Dedico mi trabajo totalmente a mis padres, los cuales siempre fueron mi fuente de inspiración de apoyo incondicional. Siempre llevaré en mi corazón su apoyo y su amor, y prometo hacer todo lo posible por devolverles, de alguna forma, todo lo que me han dado. Los amo más de lo que las palabras pueden expresar. vii AGRADECIMIENTO Mi agradecimiento total principalmente se lo debo a Dios, por darme la oportunidad y la bendición de poder estudiar y de tener una familia que me ha apoyado tanto desde siempre. Agradezco a mi papá y a mi mamá por su infinito apoyo en absolutamente todo lo que he hecho y he decidido, por darme todas las herramientas y nunca darme la espalda, a mi hermano que en varios momentos tuvo la oportunidad de ayudarme en algunos diseños y enseñarme a utilizar herramientas las cuales no conocía. A mis docentes en general que han sabido compartirme de manera adecuada y organizada su conocimiento y su experiencia como excelentes profesionales que son. Quiero agradecer al instituto por proporcionarme las herramientas, la motivación de seguir adelante y crecer no solo profesionalmente si no también como persona. También por permitirme participar en varios eventos los cuales he aprendido y disfrutado como mucho como las exposiciones en el centro de eventos del bicentenario y el E-TECH en la ciudad de Ibarra, las cuales han sido experiencias que he disfrutado mucho. Por último, quisiera agradecer a la doctora Michelle Reyes, por darme la oportunidad de presentar mi proyecto de grado en su empresa, la cual ha confiado totalmente en mi para implementar este sistema. viii ÍNDICE GENERAL ACTA DE APROBACIÓN DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ........... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. DECLARACIÓN DE AUTORÍA ........... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. LICENCIA DE USO NO COMERCIAL¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. DEDICATORIA .......................................................................................................VI AGRADECIMIENTO (OPCIONAL) .................................................................. VII RESUMEN EJECUTIVO .......................................................................................XI ABSTRACT ........................................................................................................... XVI CAPÍTULO I .............................................................................................................. 1 1. ANTECEDENTES ............................................................................................. 1 1.01 CONTEXTO ....................................................................................................... 1 1.02 JUSTIFICACIÓN ............................................................................................... 2 1.03 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA CENTRAL .................................................. 2 CAPÍTULO II ............................................................................................................ 4 2. ANÁLISIS DE INVOLUCRADOS ................................................................... 4 2.01 Mapeo de involucrados ........................................................................................ 4 2.02 Matriz de análisis de involucrados ............................................................... 6 2.03 Visión y Alcance .......................................................................................... 7 2.04 Matriz de Requerimientos .......................................................................... 10 2.05 Descripción Detallada de Requerimientos ................................................. 12 2.06 Diagramas de caso de uso .......................................................................... 21 2.07 Especificaciones de caso de uso ................................................................. 24 CAPÍTULO III ......................................................................................................... 32 3. PROBLEMAS Y OBJETIVOS ........................................................................ 32 3.01 Árbol de problemas .................................................................................... 33 3.02 Árbol de objetivos ...................................................................................... 34 2.07.1 3.03 Objetivo General ................................................................................ 34 2.07.2 3.04 Objetivos Específicos ......................................................................... 34 CAPÍTULO IV ......................................................................................................... 36 4. ANÁLISIS DE ALTERNATIVAS .................................................................. 36 ix 4.01 MATRIZ DE ANÁLISIS DE ALTERNATIVAS ..................................... 39 4.02 MATRIZ DE ANÁLISIS DE IMPACTO DE LOS OBJETIVOS ................... 42 4.03 DIAGRAMA DE ESTRATEGIAS .................................................................. 44 4.04 MATRIZ DE MARCO LÓGICO (MML) ........................................................ 45 CAPÍTULO V ........................................................................................................... 47 5. PROPUESTA ................................................................................................... 47 5.01 ANTECEDENTES ........................................................................................... 47 5.02 DESCRIPCIÓN ................................................................................................ 48 5.03 FORMULACIÓN (DE LA HERRAMIENTA O METODOLOGÍA QUE PROPONE COMO SOLUCIÓN) .............................................................................. 48 CAPÍTULO VI ......................................................................................................... 56 6. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS ................................................................ 56 6.01 RECURSOS ...................................................................................................... 56 6.02 PRESUPUESTO ............................................................................................... 57 6.03 CRONOGRAMA ............................................................................................. 59 CAPÍTULO VII ........................................................................................................ 61 7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................... 61 7.01 CONCLUSIONES ............................................................................................ 61 7.02 RECOMENDACIONES .................................................................................. 61 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................................... 62 ANEXOS ................................................... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. x ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1 Matriz T definición del problema ................................................................... 3 Tabla 2 Análisis de Involucrados de la empresa ......................................................... 7 Tabla 3 Matriz de Requerimientos Funcionales ........................................................ 10 Tabla 4 Matriz de Requerimientos No Funcionales ................................................... 11 Tabla 5 Descripción de Requerimiento RF_01 .......................................................... 12 Tabla 6 Descripción de Requerimiento RF_02 .......................................................... 13 Tabla 7 Descripción de Requerimiento RF_03 .......................................................... 14 Tabla 8 Descripción de Requerimiento RF_04 .......................................................... 15 Tabla 9 Descripción de Requerimiento RF_05 .......................................................... 15 Tabla 10 Descripción de Requerimiento RF_06 ........................................................ 16 Tabla 11 Descripción de Requerimiento RF_07 ........................................................ 17 Tabla 12 Descripción de Requerimiento RF_08 ........................................................ 18 Tabla 13 Descripción de Requerimiento RF_09 ........................................................ 18 Tabla 14 Descripción de Requerimiento RF_10 ........................................................ 19 Tabla 15 Descripción de Requerimiento RF_11 ........................................................ 19 Tabla 16 Descripción de Requerimiento RF_12 ........................................................ 20 Tabla 17 Descripción de Requerimiento RF_13 ........................................................ 20 Tabla 18 Especificación de caso de uso UC_01 ........................................................ 24 Tabla 19 Especificación de caso de uso UC_02 ........................................................ 24 Tabla 20 Especificación de caso de uso UC_03 ........................................................ 25 Tabla 21 Especificación de caso de uso UC_04 ........................................................ 25 Tabla 22 Especificación de caso de uso UC_05 ........................................................ 26 Tabla 23 Especificación de caso de uso UC_06 ........................................................ 26 Tabla 24 Matriz de análisis de alternativas ............................................................... 39 Tabla 25 Tabla de Recursos humanos ....................................................................... 56 Tabla 26 Tabla de recursos Tecnológicos ................................................................. 57 Tabla 27 Tabla de materiales ..................................................................................... 57 Tabla 28 Presupuesto del proyecto ............................................................................ 58 xi ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1 Caso de uso UC_01, gestión de usuarios .................................................... 21 Figura 2 Caso de uso UC_02, inicio de sesión .......................................................... 21 Figura 3 Caso de uso UC_03, cabecera de cita ......................................................... 22 Figura 4 Caso de uso UC_04, detalle de cita ............................................................ 22 Figura 5 Caso de uso UC_05, registro de disponibilidad de médico veterinario ..... 23 Figura 6 Caso de uso UC_06, Registro de mascota .................................................. 23 Figura 7 Diagrama entidad relación.......................................................................... 27 Figura 8 Diagrama secuencia Administrador ............................................................ 28 Figura 9 Diagrama secuencia Cliente........................................................................ 29 Figura 10 Diagrama secuencia Médico Veterinario .................................................. 30 Figura 11 Mapeo de Involucrados ............................................................................. 31 Figura 12 Árbol de problemas ................................................................................... 33 Figura 13 Árbol de objetivos ...................................................................................... 34 Figura 14 Matriz de impacto de los objetivos ............................................................ 42 Figura 15 Diagrama de estrategias ........................................................................... 44 Figura 16 Matriz de Marco Lógico ............................................................................ 45 Figura 17 Pantalla Inicial del sistema Web ............................................................... 49 Figura 18 Pantalla de ingreso .................................................................................... 49 Figura 19 Pantalla de registro ................................................................................... 50 Figura 20 Modificación de clientes desde pantalla de administrador ....................... 50 Figura 21 Registro de nuevo usuario ......................................................................... 51 Figura 22 Revisión y aprobación de horarios de doctores ........................................ 51 Figura 23 Gestión de géneros de mascotas ................................................................ 52 Figura 24 Gestión de razas y tipos de razas de mascotas .......................................... 52 Figura 25 Lista de mascotas de clientes ..................................................................... 53 Figura 26 Agendamiento de citas del Cliente ............................................................ 53 Figura 27 Información de tutores desde usuario doctor ............................................ 54 Figura 28 Lista de pacientes desde usuario doctor .................................................... 54 Figura 29 Ingreso de disponibilidad del doctor ......................................................... 55 xii Figura 30 Primera sección de cronograma ............................................................... 59 Figura 31 Segunda sección de cronograma ............................................................... 59 Figura 32 Tercera sección de cronograma ................................................................ 60 xiii ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1 Ficha médica de paciente ............................................................................ 63 Anexo 2 Software de terceros ................................................................................... 64 xiv RESUMEN EJECUTIVO La Clínica Michelle Reyes: Salud Dermatológica Veterinaria, ha experimentado un aumento en la demanda de sus servicios, lo que ha puesto de manifiesto la ineficiencia en la gestión de citas médicas. La ineficiente gestión de citas ha llevado a la duplicación de las mismas, confusiones en la programación y tiempos de espera prolongados, afectando la satisfacción de los clientes y la operación de la clínica. Por lo que, el principal objetivo de este proyecto fue desarrollar un software de agendamiento de citas médicas que optimice la gestión de reservas en la clínica. Este sistema busca mejorar la organización interna, reducir los errores en la asignación de citas y facilitar la experiencia del usuario, permitiendo a los dueños de mascotas agendar sus citas de manera rápida y sencilla. Para llevar a cabo el proyecto, se utilizó una metodología de desarrollo ágil que permitió la adaptación continua a las necesidades de los usuarios. Se realizaron entrevistas y encuestas a los involucrados (propietaria, veterinarios, clientes, personal administrativo) para recopilar requisitos y expectativas. Se desarrolló un prototipo del software, que fue evaluado y ajustado mediante pruebas de usuario y retroalimentación. La implementación del software resultó en una mejora significativa en la gestión de citas, optimizando el uso del tiempo del personal veterinario, elevando la calidad del servicio ofrecido y aumentando la satisfacción de los clientes. La correcta identificación y participación de los involucrados ha sido clave para el éxito del proyecto, garantizando que el software desarrollado se ajuste a las necesidades específicas de la clínica y sus usuarios. xv Palabras clave: Automatización, gestión clínica, eficiencia operativa, tecnología veterinaria, productividad, agendamiento. xvi ABSTRACT The Michelle Reyes Clinic: Veterinary Dermatological Health has experienced an increase in demand for its services, which has highlighted inefficiencies in the management of medical appointments. Inefficient appointment management has led to duplication of appointments, confusion in scheduling and long waiting times, affecting customer satisfaction and the operation of the clinic. Therefore, the main objective of this project was to develop a medical appointment scheduling software that optimises the clinic's booking management. This system aims to improve internal organisation, reduce errors in the allocation of appointments and facilitate the user experience, allowing pet owners to schedule their appointments quickly and easily. To carry out the project, an agile development methodology was used, which allowed for continuous adaptation to the needs of the users. Interviews and surveys were conducted with stakeholders (owner, veterinarians, clients, administrative staff) to gather requirements and expectations. A prototype of the software was developed, evaluated and adjusted through user testing and feedback. The implementation of the software resulted in a significant improvement in appointment management, optimising the use of veterinary staff time, raising the quality of the service offered and increasing client satisfaction. The correct identification and participation of those involved has been key to the success of the project, ensuring that the software developed fits the specific needs of the clinic and its users. xvii Keywords: Automation, clinic management, operational efficiency, veterinary technology, productivity, scheduling. xviii INTRODUCCIÓN Dentro del área de salud, la eficiencia en la gestión de reservas de citas médicas es un componente esencial para una óptima operatividad. En "Michelle Reyes: Salud Dermatológica Veterinaria", se ha identificado que el manejo de las reservas de citas médicas veterinarias presenta varias deficiencias, lo que ha generado una serie de problemas como la pérdida de citas, errores en los agendamientos y retrasos en la atención a los pacientes. Actualmente, estos procesos se realizan de manera manual o a través de herramientas tales como hojas de cálculo, lo que dificulta la organización y el control de las consultas. Esto no solo afecta el rendimiento operativo de la clínica, sino que también compromete la experiencia de los usuarios, que enfrentan largas esperas o problemas para programar sus citas de manera eficiente. Este proyecto busca analizar las causas de las deficiencias actuales en la gestión de citas, evaluar diversas soluciones que ayuden a mitigar el problema actual que presenta la empresa y ofrecer una propuesta que se ajuste a las necesidades específicas de la clínica. La solución se enfocará en aspectos clave como la facilidad de uso, accesibilidad, escalabilidad y la integración con otros sistemas internos de la clínica, asegurando que sea una alternativa robusta y eficiente en el largo plazo. 1 Capítulo I 1. Antecedentes 1.01 Contexto En la actualidad, la demanda de servicios veterinarios especializados ha aumentado considerablemente, debido a una mayor concienciación sobre el bienestar animal. En particular, la dermatología veterinaria es una especialidad clave, ya que muchas mascotas sufren afecciones cutáneas que requieren tratamientos específicos. La Clínica Michelle Reyes: Salud Dermatológica Veterinaria, ha experimentado un incremento en la demanda de sus servicios, lo que ha puesto a prueba sus métodos actuales de agendamiento de citas médicas. En la actualidad, el proceso de gestión de reservas no ha sido eficaz para manejar el volumen de citas ni garantizar una adecuada organización. Este problema ha ocasionado confusiones en la programación, citas duplicadas, cancelaciones sin aviso o citas no asignadas correctamente y tiempos de espera innecesarios para los pacientes, afectando tanto la eficiencia del servicio como la satisfacción de los dueños de mascotas. Frente a esta problemática, surge la necesidad de encontrar una solución que permita automatizar y optimizar el proceso de agendamiento de citas, facilitando 2 la coordinación entre el personal de la clínica y los dueños de los animales, maximizando el uso eficiente de los recursos disponibles. 1.02 Justificación La Clínica Michelle Reyes: Salud Dermatológica Veterinaria, ha enfrentado situaciones recurrentes de citas duplicadas, confusiones en los horarios y tiempos de espera excesivos, lo que repercute directamente en la calidad del servicio ofrecido y en la capacidad de atender la creciente solicitud de consultas. En un contexto en el que la demanda de servicios veterinarios especializados sigue en aumento, la correcta administración de las reservas es crucial para garantizar una atención oportuna y de calidad. Dado que la dermatología animal es una especialidad altamente demandada y que muchas afecciones cutáneas requieren tratamientos rápidos y precisos, la ineficiente gestión de las citas puede impactar negativamente en la salud y bienestar de los animales. Por tanto, se justifica el desarrollo de un software de agendamiento de citas médicas para la Clínica Michelle Reyes: Salud Dermatológica Veterinaria, puesto que, responde a la necesidad de solucionar el problema de gestión ineficiente en el manejo de reservas, un factor que ha impactado negativamente en la operación diaria y en la satisfacción de los clientes. Con un software diseñado específicamente para las necesidades detectadas, se optimizarán los recursos disponibles, se reducirán los errores humanos, y se incrementará la productividad del personal, al mismo tiempo que se fortalece la 3 relación con los dueños de las mascotas al proporcionarles una forma rápida y conveniente de programar y gestionar sus citas. La implementación de este software representa una solución tecnológica necesaria para mejorar la eficiencia operativa y la calidad del servicio en un entorno cada vez más exigente. Definición del problema central Ineficiente gestión del agendamiento de citas médicas en la Clínica Michelle Reyes: Salud Dermatológica Veterinaria. Matriz T definición del problema Tabla 1 Matriz T definición del problema Situación Empeorada Situación Actual Situación Mejorada Reducción de la eficiencia operativa y pérdida de clientes. Ineficiente gestión del agendamiento de citas médicas. Gestión eficiente de las citas médicas, mejorando la calidad del servicio. Fuerzas Impulsadoras I PC I PC Fuerzas Bloqueadoras Incremento en la demanda de atención veterinaria especializada 3 4 4 3 Resistencia al cambio Optimización del tiempo y recursos disponibles 3 5 3 2 Costo de implementación Mejora en la calidad del servicio 4 5 4 3 Interrupción en la transición Mejora de experiencia de usuario 3 4 4 3 Capacitación y formación Nota: Matriz T, definición del problema donde I = Intensidad y PC = Potencial de Cambio. 4 Capítulo II 2. Análisis de involucrados 2.01 Mapeo de involucrados Para lograr una implementación exitosa de la mejora en la gestión de citas médicas en la Clínica Michelle Reyes, es esencial identificar y comprender a los principales actores que estarán directa o indirectamente implicados en este proceso. Estos involucrados poseen distintos niveles de influencia e interés en el proyecto, y cada uno tendrá un papel crucial en su desarrollo. Doctora propietaria de la clínica (Michelle Reyes): Es la principal afectada por la ineficiente gestión de las citas. Es la responsable de la coordinación general y la satisfacción del cliente en sus instalaciones. Estará interesada en que el sistema funcione correctamente para evitar problemas organizacionales y de reputación. Dueños de las mascotas (Clientes): Los clientes son los propietarios de los animales y buscan atención especializada, son directamente afectados por la mala gestión de citas. Realizan la gestión para el agendamiento de citas, proporcionan información completa del paciente, y una justificación para la cita reservada. También pueden editar información básica de su mascota. Los clientes son los principales autores en el procedo de gestión de reserva de citas médicas veterinarias. Médicos Veterinarios: Son los encargados de atender a las solicitudes administrativas y asistir a la cita reservada por el cliente, según su horario de disponibilidad establecido y autorizado por el personal administrativo. Personal Administrativo de la clínica veterinaria: El personal administrativo, se encarga de gestionar al personal y la información del mismo, revisa y autoriza los horarios de los médicos veterinarios. También es el responsable de la parte contable 5 y financiera de la empresa, lo cual lo hace un pilar clave para el desarrollo del proyecto. Personal Técnico: El personal técnico es el encargado de atender todas las solicitudes informáticas, solventándolas y realizando un proceso para prevenir riesgos relacionados con los sistemas de información. El usuario ayudara a facilitar toda la información requerida y disponible para el desarrollo del proyecto. Figura 1 Mapeo de involucrados Ineficiente gestión del agendamiento de citas médicas en la Clínica Michelle Reyes: Salud Dermatológica Veterinaria Médica Michelle Reyes - Propietaria Médicos Veterinarios Clientes – Dueños de animales Personal Administrativo Personal Técnico 6 Clientes ↔ Médico Veterinario: Los clientes reservan la cita con el doctor de su preferencia atacándose al horario disponible ingresado por el médico veterinario. Clientes ↔ Personal Administrativo: Los clientes proporcionan la información personal y la de su mascota para toda la gestión administrativa. Clientes ↔ Personal Técnico: Los clientes interactúan con el personal técnico en caso de tener algún problema relacionado con la empresa y los sistemas de información, como mensajería y correo electrónico. Doctores ↔ Personal Administrativo: Los doctores proporcionan toda su información personal a la administración y su horario de disponibilidad para ser autorizado. Doctores ↔ Personal Técnico: Los doctores interactúan con el personal técnico en caso de una necesidad informática. 7 2.02 Matriz de análisis de involucrados Tabla 2 Análisis de Involucrados de la empresa Grupo de involucrados Interés sobre el problema central Problemas Percibidos Recursos, mandatos y capacidades Intereses sobre el proyecto Conflictos potenciales Médica Michelle Reyes Incrementar la satisfacción de los clientes Ineficiencia en la gestión de reservas Flujos de trabajo y necesidades específicas de la especialidad en dermatología animal, así como financiamiento del proyecto Incrementar la satisfacción de los clientes. Resistencia al cambio, los clientes no se adaptan al sistema. Clientes Agendar una cita de con la respectiva información Agendas no automatizadas e información en riesgo Envió de información por WhatsApp y reserva en Excel Automatizar proceso de reserva e información digitalizada Conexión inestable al sistema Personal Médico Revisar citas, ingresar diagnóstico y tratamiento Citas, diagnósticos y tratamientos agendados manualmente Registro de información en excel y whatsapp Automatizas tratamientos, ingresar información digitalizada Citas no aprobadas a tiempo, conexión inestable Personal Técnico Registro de cambios y mantenimientos programados No se lleva registro de mantenimientos y/o cambios No existe un registro de esta información Registrar cambios y programar mantenimientos No ingresar información al sistema Personal Administrativo Toda la documentación de la empresa es física Documentación con riesgo a extraviarse sin respaldos La documentación se maneja en carpetas Digitalizar y respaldar la información importante Información subida en mala calidad Nota: Análisis de involucrados directos e indirectos de la empresa. 2.02 Visión y Alcance Visión Convertirse, para el 2030, en la marca especializada en brinda servicios de prevención, diagnósticos y tratamiento de enfermedades dermatológicas en hospitales y clínicas veterinarias en el D. M Quito. Alcance El presente proyecto presenta la oportunidad de automatizar varios de los procesos del agendamiento de citas, tratamientos y diagnósticos como también la digitalización y respaldo de la información general que maneja la empresa actualmente. 8 Módulo de Seguridad En este módulo se asegurarán tanto las actividades realizadas como la información de la organización, esto incluye tanto datos de los clientes como de proveedores, asociados y de la empresa, transacciones, manejo y tratamiento de datos, evitando que cualquier tipo de información manejada dentro de la empresa, sea expuesta a terceros. Módulo de Mantenimiento En este módulo se verifica el correcto funcionamiento tanto de los diferentes módulos de la empresa como de los bienes, así asegurando un correcto funcionamiento del sistema dentro de la empresa, realizando planes periódicos que serán coordinados con el personal administrativo. Módulo de Configuración En este módulo se asegurará que los dispositivos donde va a estar alojado el sistema sean aptos para su correcto funcionamiento, es decir que los controladores estén funcionales y actualizados y que otras aplicaciones no generen conflicto con el mismo. Módulo de Parametrización Este módulo se encarga de verificar que las necesidades, requerimientos y el modelo del negocio sean adaptables al sistema asegurando que el sistema sea escalable y funcional en el futuro. Módulo de Procesos En este módulo se asegura que el sistema este en constante y correcto funcionamiento, evitando caídas inesperadas, o solicitudes sin respuesta por parte del servidor tanto de base de datos, como de hosting. 9 Módulo de Reportes Este módulo es el encargado de generar reportes, ya sea en pdf para gestiones contables o administrativas como en Excel. 10 2.03 Matriz de Requerimientos Tabla 3 Matriz de Requerimientos Funcionales MATRIZ DE REQUERIMIENTOS FUNCIONALES Identificador Descripción Fuente Prioridad Estado Usuarios Involucrados RF_01 El sistema deberá realizar la gestión de los datos filiales del usuario Gerencia Alta Completado Administrativo, médicos veterinarios y clientes RF_02 El sistema deberá validar las credenciales de autenticación del usuario Gerencia Alta Completado Administrativo, médicos veterinarios y clientes RF_03 El sistema deberá crear una cabecera que se relacione con el detalle de la cita Gerencia Alta Completado Clientes y médicos veterinarios RF_04 El sistema deberá agendar las citas médicas veterinarias mediante un detalle Gerencia Alta Completado Médicos Veterinarios y Clientes RF_05 El sistema deberá llevar un registro de ingreso de los usuarios Gerencia Alta Completado Administrativo, médicos veterinarios y clientes RF_06 El sistema deberá realizar la gestión de la información de la mascota Gerencia Alta Completado Médicos Veterinarios y Clientes RF_07 El sistema deberá realizar el registro del horario médico veterinario Gerencia Alta Completado Administrativo y médico veterinario RF_08 El sistema deberá gestionar los roles de los diferentes usuarios Gerencia Alta Completado Administrativo, médicos veterinarios y clientes RF_09 El sistema deberá gestionar parámetros para las mascotas Gerencia Media Completado Administrativo RF_10 El sistema deberá detallar las mascotas según los parámetros en cada cita Gerencia Alta Completado Médicos veterinarios RF_11 El sistema deberá gestionar la información de género para la mascota Gerencia Media Completado Administrativo RF_12 El sistema deberá gestionar el tipo de documento ingresado por el usuario Gerencia Media Completado Administrativo RF_13 El sistema deberá gestionar el tipo de mascotas que se registraran Gerencia Alta Completado Administrativo Nota: Matriz de requerimientos funcionales para la implementación del sistema 11 Tabla 4 Matriz de Requerimientos No Funcionales MATRIZ DE REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES Identificador Descripción Fuente Prioridad Estado Usuarios Involucrados RNF_01 El sistema se encuentra orientado hacia la Web y su acceso se lo podrá realizar usando cualquier explorador Gerencia Alta Completado Administrativo, médicos veterinarios y clientes RNF_02 Las interfaces desarrolladas tendrán las características de ser responsivas, es decir se acoplarán a cualquier tamaño y resolución de pantalla. Gerencia Alta Completado Administrativo, médicos veterinarios y clientes RNF_03 Se utilizarán componentes y colores que permitan presentar la información de manera organizada y entendible, manteniendo siempre la estética de la interfaz. Gerencia Alta Completado Administrativo, médicos veterinarios y clientes RNF_04 Los mensajes de error o advertencia que se desplegarán deberán ser intuitivos. Gerencia Alta Completado Administrativo, médicos veterinarios y clientes RNF_05 La clave del usuario estará encriptada Gerencia Alta Completado Administrativo, médicos veterinarios y clientes Nota: Matriz de requerimientos no funcionales para la implementación del sistema 12 2.04 Descripción Detallada de Requerimientos Tabla 5 Descripción de Requerimiento RF_01 Descripción de Requerimiento RF_01 Especificación del diseño del requerimiento del software Código: RF_01 Fecha: 07/06/2024 Nombre del Requerimiento El sistema deberá realizar la gestión de los datos filiales del usuario Responsable del Requerimiento Joel Aldaz Prioridad Alta Fuente Gerencia Descripción Código del Usuario: Identificador del Registro. Datos Único, obligatorio, autoincremental Primer nombre: nombre de usuario, tipo de dato cadena de caracteres, no nulo. No caracteres especiales, excepto el espacio en blanco, no números Segundo nombre: nombre de usuario, tipo de dato cadena de caracteres, no nulo. No caracteres especiales, excepto el espacio en blanco, no números Primer apellido: nombre de usuario, tipo de dato cadena de caracteres, no nulo. No caracteres especiales, excepto el espacio en blanco, no números Segundo apellido: nombre de usuario, tipo de dato cadena de caracteres, no nulo. No caracteres especiales, excepto el espacio en blanco, no números Documento del usuario: identificación del usuario, carácter, no nulo Dirección: información de ubicación de domicilio del usuario, cadena de caracteres, no nulo Teléfono del usuario: teléfono personal de usuario, numérico, no nulo, no se permitirán letras Correo del usuario: correo personal de usuario, validado con @ y dominio, opcional Rol del usuario: rol del usuario, numérico, 1 para cliente, 2 para administrador, 3 para médico veterinario Estado del usuario: estado del usuario, numérico, no nulo Entradas Código del Usuario: integer Primer nombre: varchar(60) Segundo nombre: varchar(60) Primer apellido: varchar(60) Segundo apellido: varchar(60) Documento del usuario: varchar(20) Teléfono del usuario: varchar(20) Dirección del usuario: varchar(200) Correo del usuario: varchar(100) Estado del usuario: integer Salidas En caso de cumplir con las validaciones de entrada el sistema deberá guardar toda información en la base y desplegar una alerta de usuario registrado En caso de no llenar datos el sistema deberá desplegar una alerta de complete todos los campos y no registrar los datos. Nota: Especificaciones del requerimiento RF_01, registro de usuario 13 Tabla 6 Descripción de Requerimiento RF_02 Descripción de Requerimiento RF_02 Especificación del diseño del requerimiento del software Código: RF_02 Fecha: 07/06/2024 Nombre del Requerimiento El sistema deberá validar las credenciales de autenticación del usuario Responsable del Requerimiento Joel Aldaz Prioridad Alta Fuente Gerencia Descripción Código del Rol: Identificador del Registro. Datos Único, obligatorio, autoincremental Usuario: caracteres alfanuméricos con @ y dominio de correo electrónico Clave: cualquier carácter alfanumérico y especiales Fecha de creación: fecha del día que se crea la cuenta, tipo fecha Fecha de inactuvación: fecha del día que se desactiva la cuenta, tipo fecha Estado: estado del usuario, numérico, no nulo Entradas Codigo del Rol: integer Usuario: Varchar(60) Contraseña: Varchar(255) Fecha de creación: Date Fecha de inactivación: Date Estado: integer Salidas En caso de credenciales incorrectas desplegar una alerta de usuario y contraseña incorrecta En caso de ingreso exitoso deberá guardarse el rol en sesión y redireccionar a la url de dicho rol. Nota: Especificaciones del requerimiento RF_02, ingreso a la plataforma 14 Tabla 7 Descripción de Requerimiento RF_03 Descripción de Requerimiento RF_03 Especificación del diseño del requerimiento del software Código: RF_03 Fecha: 07/06/2024 Nombre del Requerimiento El sistema deberá crear una cabecera que se relacione con el detalle de la cita Responsable del Requerimiento Joel Aldaz Prioridad Media Fuente Gerencia Descripción Código de la cabecera: identificador único de la cabecera, obligatorio, dato único, autoincremental Fecha de cita: fecha del día de la cita, tipo fecha, no nulo Hora de cita: hora especifica de cita, tipo Time, no nulo Fecha de cancelación: fecha del día de cancelación, tipo fecha Observaciones: observaciones de la cita, cadena de caracteres Hora de cancelación: hora que se cancela la cita, time Estado: estado de la cabecera Entradas Código de la cabecera: integer Fecha de cita: date Hora de cita: Time Fecha de cancelación: date Observaciones: varchar(255) Hora de cancelación: Time Estado: integer Salidas El sistema relacionara cada detalle de la cita con la cabecera según corresponda Nota: Especificaciones del requerimiento RF_03, cabecera del detalle de la cita 15 Tabla 8 Descripción de Requerimiento RF_04 Descripción de Requerimiento RF_04 Especificación del diseño del requerimiento del software Código: RF_04 Fecha: 07/06/2024 Nombre del requerimiento El sistema deberá agendar las citas médicas veterinarias mediante un detalle Responsable del Requerimiento Joel Aldaz Prioridad Alta Fuente Gerencia Descripción Identificado de la cita: Identificador del detalle de registro. dato único, obligatorio, autoincremental Descripción: descripción de la cita, obligatorio Estado: estado de la cita, obligatorio Entradas Identificado de la cita: integer Descripción: varchar(255) Estado: integer Salidas En caso de haber completado todos los campos correctamente aparecerá un mensaje de cita agendada En caso de no completar todos los campos aparecerá una alerta de complete todos los campos Nota: Especificaciones del requerimiento RF_04, detalle de citas Tabla 9 Descripción de Requerimiento RF_05 Descripción de Requerimiento RF_05 Especificación del diseño del requerimiento del software Código: RF_05 Fecha: 07/06/2024 Nombre del Requerimiento El sistema deberá llevar un registro de ingreso de los usuarios Responsable del Requerimiento Joel Aldaz Prioridad Alta Fuente Gerencia Descripción Código de ingreso: Identificador de ingreso. Datos Único, obligatorio, autoincremental Fecha de ingreso: fecha de ingreso del usuario, tipo Date Hora de ingreso: hora de ingreso del usuario, tipo Time Estado de ingreso: estado del ingreso, numérico, no nulo, oculto Entradas Código del Usuario: integer Fecha de ingreso: date Hora de ingreso: time Estado de ingreso: integer Salidas Registro de la fecha y hora de acceso al sistema del usuario Nota: Especificaciones del requerimiento RF_05, registro de usuarios 16 Tabla 10 Descripción de Requerimiento RF_06 Descripción de Requerimiento RF_06 Especificación del diseño del requerimiento del software Código: RF_06 Fecha: 07/06/2024 Nombre del Requerimiento El sistema deberá realizar la gestión de la información de la mascota Responsable del Requerimiento Joel Aldaz Prioridad Alta Fuente Gerencia Descripción Código de la mascota del cliente: Identificador del Registro. Datos Unico, obligatorio, autoincremental Nombre de la mascota: nombre de la mascota, cadena de caracteres Fecha: fecha de nacimiento de la mascota, obligatorio Estado: estado de la mascota Entradas Código de la mascota: integer Nombre de la mascota: varchar(60) Fecha: date Estado: integer Salidas En caso de cumplir con las validaciones de entrada el sistema deberá guardar toda información en la base y desplegar una alerta de mascota ingresada. En caso de no llenar datos el sistema deberá desplegar una alerta de datos faltantes y no registrar los datos. Nota: Especificaciones del requerimiento RF_06, información de mascota 17 Tabla 11 Descripción de Requerimiento RF_07 Descripción de Requerimiento RF_07 Especificación del diseño del requerimiento del software Código: RF_07 Fecha: 07/06/2024 Nombre del Requerimiento El sistema deberá realizar el registro del horario médico veterinario Responsable del Requerimiento Joel Aldaz Prioridad Alta Fuente Gerencia Descripción Código de la disponibilidad: identificador único de disponibilidad, obligatorio, datos únicos, autoincremental Dia disponible: día de la disponibilidad del doctor, cadena de caracteres Hora de entrada: hora de entrada del doctor, time Hora de salida: hora de salida del doctor Estado: estado del registro de horario Entradas Hora de entrada: hora de entrada del doctor, time Hora de salida: hora de salida del doctor Día de entrada: date Hora de inicio: time Hora de salida: time Estado: integer Salidas En caso de cumplir con las validaciones de entrada el sistema deberá guardar la disponibilidad del médico veterinario En caso de no llenar datos el sistema deberá desplegar una alerta de complete todos los campos y no registrar los datos. Nota: Especificaciones del requerimiento RF_07, disponibilidad del médico veterinario 18 Tabla 12 Descripción de Requerimiento RF_08 Descripción de Requerimiento RF_08 Especificación del diseño del requerimiento del software Código: RF_08 Fecha: 07/06/2024 Nombre del Requerimiento El sistema deberá gestionar los roles de los diferentes usuarios Responsable del Requerimiento Joel Aldaz Prioridad Alta Fuente Gerencia Descripción Código del rol: identificador único de rol, obligatorio, datos únicos, autoincremental Nombre del rol: nombre específico del rol, obligatorio, cadena de caracteres Estado: estado del rol Entradas Código del rol: integer Código del rol: varchar(40) Estado: integer Salidas El sistema ingresara a diferentes configuraciones del sistema, según el rol del usuario Nota: Especificaciones del requerimiento RF_07, roles de usuarios Tabla 13 Descripción de Requerimiento RF_09 Descripción de Requerimiento RF_09 Especificación del diseño del requerimiento del software Código: RF_09 Fecha: 07/06/2024 Nombre del Requerimiento El sistema deberá gestionar parámetros para las mascotas Responsable del Requerimiento Joel Aldaz Prioridad Media Fuente Gerencia Descripción Código del parámetro: identificador único de parámetro, obligatorio, datos únicos, autoincremental Descripción: descripción del parametro, obligatorio, cadena de caracteres Estado: estado del parámetro Entradas Código del parámetro: integer Descripción: varchar(100) Estado: integer Salidas El sistema registra diferentes tipos de parámetros según el tipo de mascota Nota: Especificaciones del requerimiento RF_09, parámetros de mascota 19 Tabla 14 Descripción de Requerimiento RF_10 Descripción de Requerimiento RF_10 Especificación del diseño del requerimiento del software Código: RF_10 Fecha: 07/06/2024 Nombre del Requerimiento El sistema deberá detallar las mascotas según los parámetros en cada cita Responsable del Requerimiento Joel Aldaz Prioridad Media Fuente Gerencia Descripción Código detalle parametro: identificador único de detalle, obligatorio, datos únicos, autoincremental Valor: valor ingresado referente al parámetro, cadena de caracteres, obligatorio Fecha: Fecha cuando se registra la información Estado: estado del detalle Entradas Código del parámetro: integer Valor: varchar(100) Fecha: date Estado: integer Salidas El sistema registra diferentes tipos de parámetros según el tipo de mascota Nota: Especificaciones del requerimiento RF_10, detalle del parámetro de cada mascota Tabla 15 Descripción de Requerimiento RF_11 Descripción de Requerimiento RF_11 Especificación del diseño del requerimiento del software Código: RF_11 Fecha: 07/06/2024 Nombre del Requerimiento El sistema deberá gestionar la información de género para la mascota Responsable del Requerimiento Joel Aldaz Prioridad Media Fuente Gerencia Descripción Código género: identificador único de género, obligatorio, datos únicos, autoincremental Descripción: descripción del género, cadena de caracteres, obligatorio Estado: estado del género Entradas Código del parámetro: integer Descripción: varchar(40) Estado: integer Salidas El sistema registra diferentes tipos de género para las mascotas Nota: Especificaciones del requerimiento RF_11, género de mascota 20 Tabla 16 Descripción de Requerimiento RF_12 Descripción de Requerimiento RF_12 Especificación del diseño del requerimiento del software Código: RF_12 Fecha: 07/06/2024 Nombre del Requerimiento El sistema deberá gestionar el tipo de documento ingresado por el usuario Responsable del Requerimiento Joel Aldaz Prioridad Media Fuente Gerencia Descripción Código del documento: identificador único del documento, obligatorio, datos únicos, autoincremental Descripción: descripción del documento, cadena de caracteres, obligatorio Estado: estado del documento Entradas Código del documento: integer Descripción: varchar(50) Estado: integer Salidas El sistema registra diferentes tipos de documentos Nota: Especificaciones del requerimiento RF_12, tipo de documento Tabla 17 Descripción de Requerimiento RF_13 Descripción de Requerimiento RF_13 Especificación del diseño del requerimiento del software Código: RF_13 Fecha: 07/06/2024 Nombre del Requerimiento El sistema deberá gestionar el tipo de mascotas que se registraran Responsable del Requerimiento Joel Aldaz Prioridad Media Fuente Gerencia Descripción Código de mascota: identificador único de mascota, obligatorio, datos únicos, autoincremental Descripción: descripción de la mascota, cadena de caracteres, obligatorio Código del padre: identificador del padre, dato recursivo, obligatorio Estado: estado de la mascota Entradas Código del documento: integer Descripción: varchar(200) Código del padre: integer Estado: integer Salidas El sistema registra diferentes tipos de documentos Nota: Especificaciones del requerimiento RF_13, tipo de mascota 21 2.05 Diagramas de caso de uso Figura 1 Caso de uso UC_01, gestión de usuarios Cliente Médico Veterinario Registro Crear Editar / Actualizar Desactivar Administrador <> Listar <> Buscar <> <> <> Nota: Diagrama de gestión de datos de usuarios Figura 2 Caso de uso UC_02, inicio de sesión Administrador Cliente Consultar Rol Validar datos Ingresar Credenciales Médico Veterinario Sistema <> Agregar variable de sesión <> Registro de ingreso <> <> Nota: Diagrama de gestión de inicio de sesión 22 Figura 3 Caso de uso UC_03, cabecera de cita Cliente Médico Veterinario Reservar cita Hora cita <> <> Fecha reservaFecha cita <> <> Detalle de cita Observaciones <> Fecha cancelación <> Hora cancelación <> <> Nota: Diagrama de información de cabecera Figura 4 Caso de uso UC_04, detalle de cita Cliente Médico Veterinario Detalle de cita Descripción <> Estado de cita Cabecera de cita <> Nota: Diagrama del detalle de la cita. 23 Figura 5 Caso de uso UC_05, registro de disponibilidad de médico veterinario Médico Veterinario Administrador Ingresar <> Aprobar Registar disponibilidad Fecha Entrada Salida <> <> <> <> Nota: Diagrama de registro de disponibilidad de médico veterinario. Figura 6 Caso de uso UC_06, Registro de mascota Cliente Ingreso <> Nombre Registro de mascotas Fecha de nacimiento Género Tipo mascota Parámetros Detalle Ver Mascota <> <> Médico Veterinario <> <> <> <> <> Nota: Diagrama de registro de registro de mascota. 24 2.06 Especificaciones de caso de uso Tabla 18 Especificación de caso de uso UC_01 Caso de Uso: Gestión de usuarios Indicador: UC_01 Requerimiento Asociado: RF_01, RF_12 Objetivo en contexto: El administrador realiza el registro de usuarios, así mismo el cliente puede registrarse Final Exitoso: Usuario Registrado Final Fallido: Campos incompletos, error de conexión Actores Principales: Administradores, clientes y médicos veterinarios Actores Secundarios: N/A Flujo Principal: Proceso 1 1.- El cliente registra sus datos directamente Proceso 2 1.- El administrador ingresa con sus credenciales 2.- Accede a registro de usuario 3.- Registra los datos del usuario 4.- Asigna un rol (Administrador, Médico veterinario o Cliente) 5.- El administrador puede actualizar los datos o el estado del usuario Nota: Especificación de caso de uso UC_01, gestión de usuarios Tabla 19 Especificación de caso de uso UC_02 Caso de Uso: Ingreso al sistema Indicador: UC_02 Requerimiento Asociado: RF_02, RF_08 Objetivo en contexto: El usuario ingresa al sistema con sus credenciales Final Exitoso: Ingreso de al sistema Final Fallido: Credenciales incorrectas, error de conexión Actores Principales: Administradores, clientes y médicos veterinarios Actores Secundarios: N/A Flujo Principal: 1.- El usuario ingresa sus credenciales 2.- El sistema verifica las credenciales ingresadas 3.- Verifica el rol 4.- Redirecciona al sistema según el rol del usuario Nota: Especificación de caso de uso UC_02 acceso al sistema 25 Tabla 20 Especificación de caso de uso UC_03 Caso de Uso: Cabecera de cita Indicador: UC_03 Requerimiento Asociado: RF_03 Objetivo en contexto: Los usuarios al reservar la cita, los datos principales se guardan dentro de una cabecera Final Exitoso: Datos principales guardados Final Fallido: Datos incompletos Error de Conexión Actores Principales: Clientes Actores Secundarios: Médicos Veterinarios Flujo Principal: 1.- El cliente reserva una cita 2.- Completa los datos del formulario 3.- Los datos son guardados en una cabecera con los datos principales Nota: Especificación de caso de uso UC_03, cabecera de cita Tabla 21 Especificación de caso de uso UC_04 Caso de Uso: Detalle de cita Indicador: UC_04 Requerimiento Asociado: RF_04, RF_03 Objetivo en contexto: Los agendaran la cita con un detalle relacionado a la información de la cabecera Final Exitoso: Detalle de la cita registrado en el sistema Final Fallido: Error de conexión Falta de información Actores Principales: Clientes Actores Secundarios: Médicos Flujo Principal: 1.- El cliente reserva una cita 2.- Completa los datos del formulario 3.- Los datos son guardados en un detalle que se relaciona con la información de la cabecera Nota: Especificación de caso de uso UC_04, detalle de la cabecera 26 Tabla 22 Especificación de caso de uso UC_05 Caso de Uso: Registro disponibilidad médico veterinario Indicador: UC_05 Requerimiento Asociado: RF_07 Objetivo en contexto: Los médicos veterinarios registran disponibilidad en el sistema Final Exitoso: Disponibilidad del médico veterinario registrada Final Fallido: Error de conexión Error de validación de horas Actores Principales: Médico veterinario Actores Secundarios: Clientes y Administradores Flujo Principal: 1.- El médico veterinario ingresa al sistema 2.- Accede a la opción de disponibilidad 3.- Ingresa el día con la hora de entrada y hora de salida según el día escogido Nota: Especificación de caso de uso UC_05, registro de disponibilidad Tabla 23 Especificación de caso de uso UC_06 Caso de Uso: Registro de mascota Indicador: UC_06 Requerimientos Asociados: RF_06, RF_09, RF_10, RF_11, RF_13 Objetivo en contexto: El cliente registra la información de su mascota, el médico veterinario puede actualizar los parámetros de la mascota registrada Final Exitoso: Registro y actualización de datos de la mascota Final Fallido: Error de conexión Error de validación de datos de mascota Actores Principales: Cliente Actores Secundarios: Médico Veterinario Flujo Principal: 1.- El cliente ingresa al sistema 2.- Accede a la opción de mascotas 3.- Escoge la opción de agregar mascota 4.- Registra los datos de la mascota 5.- El día cita agendada, el médico veterinario actualiza los parámetros de la mascota paciente Nota: Especificación de caso de uso UC_06, registro de mascota 27 Figura 7 Diagrama entidad relación Nota: Diagrama entidad relación del cual se construye la base de datos 28 Figura 8 Diagrama secuencia Administrador Nota: Diagrama de secuencia de administrador 29 Figura 9 Diagrama secuencia Cliente Nota: Diagrama de secuencia de cliente 30 Figura 10 Diagrama secuencia Médico Veterinario Nota: Diagrama de secuencia de médico veterinario 31 Figura 11 Mapeo de Involucrados Mejora de Gestión de agendamiento de citas Cliente Médico Veterinario Personal Administrativo Administración Personal TècnicoDepartamento de Sistemas Nota: Mapeo de involucrados 32 Capítulo III 3. Problemas y objetivos En el entorno de la salud veterinaria, en la actualidad, existen pocos especialistas dedicados a la rama de dermatología, por lo que existen varios casos de pacientes con problemas de salud dermatológicos que no encuentran especialistas que les puedan solventar su problema. La empresa Michelle Reyes: Salud Dermatológica veterinaria, se enfoca a la atención preventiva, diagnóstico, tratamiento y monitoreo de sus pacientes, de la cual se ha ganado una reputación respetable en los mejores hospitales, clínicas y centros de atención veterinaria, dando así la posibilidad y facilidad a los pacientes de encontrar un médico tratante para los problemas de salud dermatológica. La empresa Michelle Reyes: Salud dermatológica veterinaria, a medida que ha ido creciendo y ganando mayor reputación, ha empezado a presentar dificultados en cuanto a la gestión de reserva de citas médicas veterinarias, a causa del proceso actual que se lleva como toma de datos de manera informal, como whatsapp, llamadas, y guardar esta información en agendas físicas, o programas de terceros, los cuales pueden provocar perdidas mas grandes para la empresa. Otra de las causas que ralentizan la gestión de la empresa y la atención de los doctores, es el proceso que se realiza con otros centros médicos veterinarios, ya que se deben entregar fichas que son llenadas manualmente o en sistemas arcaicos que no son intuitivos o confusos de entender para el doctor. Uno de los riesgos que presenta la empresa es la perdida de información, ya que es un tema que abarca tanto aspectos legales como aspectos críticos para la empresa, al utilizar los programas anteriormente mencionados y el manejo de documentos 33 físicos, generan altos riesgos para la empresa y general un costo extra por implementos y licencias de terceros. 3.01 Árbol de problemas Figura 12 Árbol de problemas Ineficiencia en la gestión de citas médicas veterinarias Ausencia de un sistema automatizado de agendamiento de citas. Procesos manuales de registro de citas y datos. Desorganización documental Ausencia Tecnológica Mala planificación de horarios por parte del personal administrativo. Inadecuada Organización Poca coordinación entre doctores y el equipo administrativo. Mala Experiencia para los Clientes Pérdida de clientes Largos tiempos de espera Sobrecarga de trabajo administrativo. Mal ambiente laboralInconvenientes financieros y documentales Ausencia de recordatorios automáticos para los clientes. Escasez de personal dedicado exclusivamente a la gestión de citas. Uso de herramientas básicas como hojas de cálculo o sistemas de papel. Ineficiencia en la utilización de recursos Problemas legales Aumento de costos operativos Cancelación o reprogramación frecuente Bajo nivel de confianza en la clínica Dificultad para acceder a información Baja productividad Errores en la asignación de citas Nota: Árbol de problemas analizando la situación actual de la empresa. 34 3.02 Árbol de objetivos Figura 13 Árbol de objetivos Mejora en la Gestión de Citas Médicas Veterinarias Mejor coordinación entre doctores y el equipo administrativo. Automatización de recordatorios Mejora Tecnológica Digitalización de los procesos de registro Mejora de infraestructura Mejora Organizacional Disminución de los costos operativos a largo plazo. Minimización de errores en la gestión. Acceso rápido a información Optimización en el uso de recursos Mejora de experiencia de Usuario Mejora de gestión empresarial Mejora de ambiente Laboral Reducción de los tiempos de espera Dedicación de personal especializado para la gestión de citas. Optimización de la planificación de horarios Integración de sistemas de gestión Reemplazo de herramientas manuales por sistemas digitales eficientes. Capacitación continua para el uso de tecnologías de gestión Menor cancelación o reprogramación de citas. Aumento de la confianza en la clínica Reducción de la sobrecarga de trabajo administrativo. Aumento de la productividad Reducción de errores en la asignación de citas Nota: Árbol de objetivos detallado los medios por los cuales se llegará a los fines para la mejora del proceso de agendamiento de citas 3.03.1 Objetivo General Mejorar la gestión y administración en el proceso de agendamiento de citas de la empresa que permitan mejorar la eficiencia, la optimización del tiempo y la seguridad de la información. 3.02.2 Objetivos Específicos Implementar un proceso de mejora de gestión de reserva de citas médicas veterinarias que permita a los usuarios optimizar la gestión y el tiempo. 35 Crear un protocolo de registro de información que proteja a la misma, resguardando la información y los procesos de los usuarios. Optimizar el tiempo y la gestión de los usuarios mediante la implementación de técnicas actuales que aseguren una eficiencia en el proceso de reserva de citas médicas veterinarias. Desarrollar capacitaciones para todos los usuarios involucrados que permitan seguir un proceso organizado y planificado durante la gestión de citas médicas veterinarias. 36 Capítulo IV 4. Análisis de alternativas Alternativa 1: Implementación de una Plataforma Tecnológica Integral Descripción: Desarrollar un sistema informático orientado a la web, que cumpla todos los requerimientos y necesidades que presenta la empresa. El mismo permitirá mejorar la gestión, automatizar procesos y resguardar la información dentro de una base de datos. Evaluación: Impacto sobre el Propósito (5): Mejora la ineficiencia en la gestión de reserva de citas médicas veterinarias mediante la automatización de procesos y manejo de datos mediante la informática. Factibilidad Técnica (5): Se adapta a las necesidades y es escalable según las competencias actuales del mercado. Factibilidad Financiera (3): Puede presentar gastos impactantes en el proceso de desarrollo e implementación, pero los mismos son recuperables en el transcurso del tiempo. Factibilidad Social (4): Todos los usuarios involucrados se verán beneficiados con un diseño UX amigable. Factibilidad Política (4): El sistema se acatará a los requerimientos y reglamentos de la empresa. 37 Alternativa 2: Capacitación del Personal y Reestructuración Interna Descripción: Invertir en capacitaciones al personal para el manejo de la gestión de reserva de citas médicas veterinarias y contratar más personal que este a cargo específicamente de estas funciones. Evaluación: Impacto sobre el Propósito (3): Mejora relativamente el proceso de gestión siempre y cuando las capacitaciones sean efectivas y el personal nuevo realice adecuadamente la gestión. Factibilidad Técnica (2): Requiere de más tiempo y planificación Factibilidad Financiera (1): Costo alto, gracias a las nuevas contrataciones y las capacitaciones. Factibilidad Social (5): Mejora la comunicación del personal y el cliente Factibilidad Política (5): No afecta en rasgos políticos dentro de la empresa Alternativa 3: Revisión y Optimización de los Procedimientos Administrativos Actuales Descripción: Contratar un director de proyectos, el cual realice una evaluación interna de los actuales y futuros riesgos que presentaría la empresa, para implementar acciones de mejora dentro de todos los procesos de gestión. Evaluación: Impacto sobre el Propósito (5): Optimiza procesos, mejora la gestión y reduce costos innecesarios. Factibilidad Técnica (3): Parcialmente fácil de implementar, ya que se necesita buscar un buen gestor de proyectos que evalué la empresa 38 Factibilidad Financiera (2): Los directores de proyectos suelen ser costosos por su servicio. Factibilidad Social (3): Algunas personas o departamentos de la empresa pueden verse afectados. Factibilidad Política (2): Puede interferir con cambios estructurales grandes de la empresa. Alternativa 4: Ampliación del Personal Administrativo Descripción: Aumentar el número de personal administrativo el cual este sea repartido los procesos de gestión. Evaluación: Impacto sobre el Propósito (3): Tal vez mejore la gestión por un tiempo, sin embargo, no es una solución a largo plazo. Factibilidad Técnica (5): No requiere nueva infraestructura. Factibilidad Financiera (3): Requiere mayor inversión para contratar nuevos administradores. Factibilidad Social (3): Puede afectar al personal por mayor presión laboral. Factibilidad Política (3): Puede causar inconvenientes en la toma de decisiones por aumento de administradores. 39 4.01 Matriz de análisis de alternativas Tabla 24 Matriz de análisis de alternativas Objetivo Impacto sobre el Propósito Factibilidad Técnica Factibilidad Financiera Factibilidad Social Factibilidad Política Tot Total al Implementac ión de Plataforma Tecnológica Integral 5 5 3 4 4 (21) Alta Capacitación del Personal y Reestructura ción 3 2 1 5 5 (16) Media Alta Revisión y Optimizació n de Procedimient os 5 3 2 3 2 (15) Medio Ampliación del Personal Administrati vo 3 5 3 3 3 (17) Media alta Nota: Matriz de alternativas evaluada de forma numérica en escala del 1 al 5 de forma individual donde 1 es baja y 5 alta. Para la interpretación de valores totales por objetivos, tenemos la conversión de menores o iguales a 5 como bajos, mayores a 5 y menores o iguales a 10 como medio bajo, mayores a 10 y menores o iguales a 15 como medio, mayores a 15 y menores o iguales a 20 como medio alto, mayores a 20 como alto. Después de analizar las alternativas y evaluar su factibilidad en ámbitos externos e internos de la organización, concluimos lo siguiente: Análisis de las Alternativas Evaluadas: Implementación de Plataforma Tecnológica Integral (Total: 21 - Alta): Esta alternativa es la más llamativa, ya que, a pesar de tener una puntuación baja en la factibilidad financiera, la misma puede ser recuperada gracias a la optimización de tiempos y recursos. La opción de implementar una plataforma tecnológica integral, 40 no solo ayudara al problema actual, si no también podrá ser escalable y mejorar otros procesos que necesite la empresa mejorar. Capacitación del Personal y Reestructuración (Total: 16 - Media Alta): Las capacitaciones al personal no suelen ser muy efectivas, ya que depende mayor parte del oyente y un buen expositor. De igual manera no es una opción económica por lo que no es la mejor alternativa en el ámbito financiero. El contratar nuevo personal podría mejorar la gestión, pero implicaría más gastos para la empresa. Revisión y Optimización de Procedimientos Administrativos (Total: 15 - Medio): Esta solución ayudará a mejorar la situación actual y podría ayudar a mejorar diferentes gestiones dentro de la empresa, sin embargo, es costosa y puede afectar al personal. Ampliación del Personal Administrativo (Total: 20 - Alta): Contratar más personal administrativo, podría presentar una solución temporal gracias a que cada administrador estaría a cargo de cada proceso, sin embargo, puede agravar el problema en un futuro y causar conflictos con otros administradores, de igual manera esta solución afecta a la parte financiera de la empresa. La Implementación de una Plataforma Tecnológica Integral es la solución más factible, sin embargo, es importante considerar el costo inicial y el tiempo de desarrollo del proyecto. La Capacitación del Personal y Reestructuración puede ser una solución inmediata pero no aporta mayormente a mejorar el problema. 41 La Ampliación del Personal Administrativo es una opción no considerable ya que no tiene muchos puntos a favor y puede causar impactos importantes dentro de la empresa. Finalmente, la Revisión y Optimización de Procedimientos Administrativos puede ser una solución considerable, pero implica mayores costos y una completa o parcial infra estructuración de la empresa. 42 4.02 Matriz de análisis de impacto de los objetivos Figura 14 Matriz de impacto de los objetivos Objetivo Factibilidad de lograrse Impacto de género Impacto ambiental Relevancia Sostenibilidad Total Implementac ión de Plataforma Tecnológica Integral Requiere una inversión inicial significativa y tiempo para la implementación (1). Proporciona acceso equitativo a todos los empleados para gestionar las operaciones (5). Disminuye el uso de papel y otros recursos físicos, promoviendo una práctica más sostenible (5). Integra todas las operaciones en un sistema manejado por módulos comunicados entre sí (5). Sistema escalable con la posibilidad de realizar cambios futuros (5). (21) Alta Capacitación del Personal y Reestructura ción Menor inversión inicial y factible a corto plazo (3) Mejora las oportunidades y habilidades de los empleados, promoviendo equidad (4) No tiene impacto significativo en la reducción de recursos físicos (5) Mejora la productividad y organización interna (3) Sostenible en el tiempo con actualizaciones periódicas (3) (18) Media Alta Revisión y Optimizació n de Procedimient os Relativamente fácil de implementar (4) Impacta positivamente al reducir errores humanos y agilizar procesos (5) No tiene un impacto ambiental significativo (1) Aumenta la eficiencia de los procedimientos sin cambios radicales (2) Sostenible a largo plazo sin necesidad de grandes inversiones (2) (14) Medio Ampliación del Personal Administrati vo Fácilmente realizable con la contratación adecuada (4) Puede fomentar un ambiente de trabajo más equitativo si se realizan contrataciones inclusivas (2) Incrementa el uso de recursos físicos como papel y espacio de oficina (2) Mejora la capacidad operativa de la clínica, reduciendo carga de trabajo (5) Sostenible si se mantiene un equilibrio en la estructura administrativa (5) (20) Alta Nota: Tabla de matriz de objetivos evaluada de forma numérica en escala del 1 al 5 de forma individual donde 1 es baja y 5 alta. Para la interpretación de valores totales por objetivos, tenemos la conversión de menores o iguales a 5 como bajos, mayores a 5 y menores o iguales a 10 como 43 medio bajo, mayores a 10 y menores o iguales a 15 como medio, mayores a 15 y menores o iguales a 20 como medio alto, mayores a 20 como alto. Implementación de Plataforma Tecnológica Integral: Es la opción mejor considerada, ya que presenta soluciones presentes, escalables y amigables al medio ambiente, ya que reduce totalmente la utilización de papel. Sin embargo, hay que considerar el tiempo de desarrollo y de implementación. Capacitación del Personal y Reestructuración: Puede mejorar las habilidades del personal y ser amigable con el medio ambiente, pero no asegura una solución escalable dentro de la empresa. Revisión y Optimización de Procedimientos: A pesar de que es sencilla de implementar hay que considerar el alto costo y que la restructuración de la infraestructura dentro de la empresa puede causar reducción de personal y más inversiones futuras. Ampliación del Personal Administrativo: No es la mejor opción a considerar ya que puede implementar mayores gastos para herramientas del nuevo personal administrativo causar más gastos en equipos informáticos y de oficinas siendo una opción no viable para el medio ambiente. Este análisis ha sido presentado en el departamento de administración a la encargada de la empresa Michelle Reyes: Salud Dermatológica Veterinaria, con el fin de llegar a un acuerdo para implementar un sistema informático, el cual solucione el problema actual de la gestión de reserva de citas médicas veterinarias, dando a entender todo el proceso que conlleva el desarrollo y la implementación de esta solución, la misma que ha sido aceptada por la gerente, comprometiendo al estudiante a acatarse al 44 reglamento de la empresa y a ceder el código fuente del proyecto a desarrollarse y brindar soporte durante seis meses posteriores a la implementación. El desarrollo de este proyecto estará respaldado durante todo el ciclo de vida del sistema por la empresa, entregando la información necesaria para el desarrollo del mismo, y realizando las recomendaciones y observaciones necesarias para una efectiva operatividad. 4.03 Diagrama de estrategias Figura 15 Diagrama de estrategias Mejora en la gestión de citas médicas veterinarias Mejora Tecnológica Mejora Organizacional Mejora de Infraestructura • Automatización de Recordatorios • Digitalización de los procesos de registro • Integración de sistemas de gestión • Optimización de la planificación de horarios • Mejor coordinación entre doctores y el equipo administrativo. • Dedicación de personal para la gestión de citas • Reemplazo de herramientas manuales por sistemas digitales eficientes • Capacitación continua para el uso de tecnologías de gestión. Satisfacción del Cliente Nota: Diagrama de estrategias y sus respectivas descripciones. 45 4.04 Matriz de Marco Lógico (MML) Figura 16 Matriz de Marco Lógico Resumen Narrativo Indicadores Medios de Verificación Supuestos Fin del proyecto Mejorar la eficiencia en la gestión de reserva de citas médicas Reducción en el tiempo proceso de reserva de citas 70% Reportes de usuarios registrados 50% Apoyo total del personal de la clínica 100% Aumento en la satisfacción de los clientes y empleados 70% Encuestas de satisfacción 80% Disponibilidad de recursos tecnológicos 100% Propósito del proyecto Implementar un sistema automatizado de gestión de citas Disminución en el número de citas perdidas y/o coque de horarios 50% Informes de citas agendadas 40% Acceso a la infraestructura tecnológica necesaria 100% Mejora en la puntualidad y asistencia de citas 60% Eficiencia en la gestión 50% Capacitación adecuada del personal 100% Componentes del proyecto Mejora Tecnológica Tasa de adopción tecnológica 80% Informes del sistema que muestren el uso del software por los empleados 50% El personal está dispuesto a aprender y usar las nuevas herramientas. 100% Mejora Organizacional Productividad del personal 70% Registros de personal antes y después de la reestructuración. 50% Los empleados aceptan y adoptan los cambios organizacionales. 90% Mejora de infraestructura Reducción de costos de mantenimiento 70% Inspecciones y auditorías de la infraestructura. 50% No hay retrasos significativos en la construcción o remodelación. 50% Actividades del proyecto Actividad Presupuesto Automatización de Recordatorios $50 Digitalización de procesos de registros $50 46 Integración de sistemas de gestión $100 Optimización en la planificación de horarios $50 Mejor coordinación entre doctores y el equipo administrativo $0 Dedicación de personal para la gestión de citas $0 Reemplazo de herramientas manuales por sistemas digitales eficientes $25 Capacitación continua para el uso de tecnologías de gestión $25 Nota: Matriz de Marco Lógico para la Mejora de la Reserva de Citas Médicas en una Clínica Veterinaria 47 Capítulo V 5. Propuesta La propuesta presentada a para la empresa Michelle Reyes: Salud Dermatológica Veterinaria es el desarrollo de un aplicativo web en lenguaje PHP utilizando base de datos MySQL, que se ajuste a las reglas del negocio para la mejora de gestión de reserva de citas médicas veterinarias. Gracias a que es un aplicativo desarrollado para la web, este sistema podrá ser accedido mediante cualquier dispositivo con acceso a internet, por lo que no presenta requisitos previos para su funcionamiento. 5.01 Antecedentes El problema que se presenta dentro de la empresa Michelle Reyes: Salud Dermatológica Veterinaria, con respecto a la gestión de reserva de citas médicas veterinarias, está relacionado a como interviene cada uno de los involucrados en este proceso: Empleados técnicos Son los encargados de proveer todas las soluciones informáticas dentro de la empresa, asegurando que todos los equipos funcionen de manera adecuada. Personal Administrativo El personal administrativo se encarga de manipular la información de clientes y empleados, autorizan horarios de personal y registran nuevos usuarios. Clientes Son los principales beneficiarios del sistema, los clientes registran sus mascotas y reservan la cita para una atención con el médico preferido. La información de la 48 mascota del cliente debe ser actualizada en cada cita médica atendida por parte del médico veterinario, asegurando llevar un registro del paciente. 5.02 Descripción Durante el desarrollo del proyecto para la mejora de gestión de reserva de citas médicas veterinarias en la empresa Michelle Reyes: Salud Dermatológica Veterinaria, se utiliza la metodología Scrum. Esta metodología ha sido seleccionada para garantizar la colaboración entre la empresa y el estudiante, para complementar todas las necesidades y requisitos que se desean implementar y mejorar en este proceso. Esta metodología facilita al estudiante a desarrollar el sistema con todas las recomendaciones que exija la empresa, asegurando un proyecto optimo que mejore la gestión de reserva de citas médicas veterinarias. Se ha realizado reuniones cada 15 días con la encargada Michelle Reyes, en las cuales se recopilaba información para la funcionalidad y operatividad del sistema, también se mencionaban correcciones y el progreso que se lleva a cabo una vez realizado el agendamiento de la cita. 5.03 Formulación (de la herramienta o metodología que propone como solución) El proyecto tiene como objetivo crear una aplicación web utilizando PHP y MySQL para la clínica Michelle Reyes: Salud Dermatológica Veterinaria con la finalidad de optimizar la administración de los activos digitales de la clínica, asegurando que la información se registre de manera única, consistente y exacta en la base de datos que se implementará. 49 La aplicación ofrece experiencias personalizadas a cada rol designado a sus usuarios para acceder a diferentes módulos según sus necesidades, protegiendo y asegurando los accesos a módulos restringidos. Figura 17 Pantalla Inicial del sistema Web Figura 18 Pantalla de ingreso 50 Figura 19 Pantalla de registro Nota: Pantalla para el ingreso de datos del usuario a registrar. Figura 20 Modificación de clientes desde pantalla de administrador 51 Figura 21 Registro de nuevo usuario Figura 22 Revisión y aprobación de horarios de doctores 52 Figura 23 Gestión de géneros de mascotas Figura 24 Gestión de razas y tipos de razas de mascotas 53 Figura 25 Lista de mascotas de clientes Figura 26 Agendamiento de citas del Cliente 54 Figura 27 Información de tutores desde usuario doctor Figura 28 Lista de pacientes desde usuario doctor 55 Figura 29 Ingreso de disponibilidad del doctor 56 CAPÍTULO VI 6. Aspectos administrativos Para la administración de este sistema se consideran varios aspectos que garanticen una gestión adecuada para el desarrollo del proyecto, tomando en cuenta tiempos de entrega, recursos y presupuestos para el cumplimiento eficaz del proyecto. 6.01 Recursos Entre los recursos que se toman en cuenta para el desarrollo e implementación del sistema son: • Recursos humanos Personal encargado de guiar y entregar toda la documentación y procesos necesarios para el desarrollo e implementación del sistema Tabla 25 Tabla de Recursos humanos Descripción Nombre Actividad Responsabilidad Tutor Ing. Jaime Padilla Brindar tutorías y asesoramiento para el desarrollo del proyecto Revisar, analizar y guiar en el desarrollo del sistema Personal Administrativo Dra. Michelle Reyes Gerente general Brindar toda la documentación y datos relacionados al desarrollo del proyecto Nota: Personas involucradas en el desarrollo del proyecto. • Recursos Tecnológicos Recursos tecnológicos que se utilizan para el desarrollo y la implementación del sistema de reservas. 57 Tabla 26 Tabla de recursos Tecnológicos Nombre Descripción Namecheap Servicio de Hosting y Dominio Cloudflare Servicio de DNS XAMPP Software para ambiente de desarrollo y pruebas con MySQL y Apache Visual Studio Code IDE para el desarrollo del proyecto Adobe Photoshop Editor de fotografías y gráficos para diseño de interfaces visuales del sistema Adobe Illustrator Editor de gráficos vectoriales Microsoft Visio Desarrollo de diagramas y gráficos Rational Rose Entorno de desarrollo UML Nota: Tabla de aplicaciones que se utilizan en el desarrollo del proyecto • Materiales Herramientas tecnológicas que se utilizan para realizar el desarrollo del proyecto Tabla 27 Tabla de materiales Equipo Función Laptop HP 250 G8 – Intel i5 11va Gen- 8 RAM – 256 SSD Equipo principal para el desarrollo del sistema donde están alojadas todos los recursos tecnológicos Laptop HP – Intel i3 Equipo para pruebas en tiempo real Nota: Tabla de herramientas que se utilizan para el desarrollo del proyecto 6.02 Presupuesto Se ha realizado un presupuesto del proyecto, verificando las necesidades del mismo, en base a funcionalidades y especificaciones que aseguren la calidad del sistema en el cual se consideran licencias, suscripciones y gastos en herramientas tecnológicas. Para la recopilación de datos y capacitaciones al personal se considera un presupuesto de $20, por motivos únicamente de transportes. 58 Otro gasto considerado es el de mantenimiento, el cual incluirá actualizaciones y corrección de posibles errores que puedan presentarse en un futuro al momento de levantar el sistema a producción. A demás se destinarán gastos para licencias y suscripciones de las diferentes aplicaciones para el desarrollo y levantamiento del sistema. Tabla 28 Presupuesto del proyecto Concepto Cantidad Valor Unitario Valor Total Namecheap 1 $20,00 $20,00 Adobes 2 $20,00 $40,00 Materiales de papelería 10 $2,00 $20,00 Servicios básicos 6 meses $5,00 $30,00 Implementación del sistema 1 $300 $300,00 Equipo de desarrollo 1 $500,00 $500,00 Equipo de pruebas 1 $100,00 $100,00 Total $1010,00 Nota: Descripción de gastos para el desarrollo del proyecto 59 6.03 Cronograma Figura 30 Primera sección de cronograma Nota: Primera parte del cronograma, realizada en herramienta de MS Project Figura 31 Segunda sección de cronograma Nota: Segunda parte del cronograma, realizada en herramienta de MS Project 60 Figura 32 Tercera sección de cronograma Nota: Segunda parte del cronograma, realizada en herramienta de MS Project 61 CAPÍTULO VII 7. Conclusiones y recomendaciones En el desarrollo del proyecto, se han analizado varias conclusiones y recomendaciones que aportan al cumplimiento de los objetivos planteados. 7.01 Conclusiones El desarrollo realizado para la empresa Michelle Reyes Salud Dermatológica Veterinaria en lenguaje de programación de PHP, ha demostrado ser una solución efectiva para optimizar el tiempo y reducir el esfuerzo manual, permitiendo a la empresa manejar sus operaciones de manera más ágil y con mayor precisión. La integración de un sistema administrativo centralizado ha simplificado y mejorado significativamente la gestión de tareas críticas como el control de fichas y la aprobación de citas, eliminando la necesidad de utilizar múltiples programas y reduciendo la dependencia de papelería. Se ha realizado un manejo de roles dentro de la plataforma permitiendo ser al sistema escalable y agregar nuevas funcionalidades para el sistema. 7.02 Recomendaciones A medida que la empresa presente un crecimiento de clientela, se sugiere realizar actualizaciones de suscripción del hosting para evitar caídas del sistema a tiempo real. Se recomienda establecer un programa de monitoreo regular del sistema de agendamiento y gestión administrativa para identificar posibles mejoras y asegurar su funcionamiento óptimo. Esto permitirá detectar y corregir cualquier problema antes de que afecte las operaciones. 62 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Hofacker, A. (2008). Rapid lean construction - quality rating model. Manchester: s.n. Koskela, L. (1992). Application of the new production philosophy to construction. Finland: VTT Building Technology. Albán, D., Ruiz, P., Reyes, M., Tello, F. (2019). Estrategia corporativa de Mercadeo. 63 ANEXOS Anexo 1 Ficha médica de paciente Nota: Ficha médica de paciente de diferente hospital. 64 Anexo 2 Software de terceros Nota: Registro de cita de programas externos