CARRERA DE ANÁLISIS DE SISTEMAS SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 Trabajo de Integración Curricular previo a la obtención del Título de Tecnólogo en Análisis de Sistemas Tipo de Trabajo de Integración Curricular: I+D+I Autor: Aulestia Haro Pamela Stefanía Tutor: Ing. Condoy Viñamagua Emilia Rosario Quito, Enero 2020 i SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 DECLARACIÓN DE AUTORÍA Yo, Pamela Stefanía Aulestia Haro, declaro bajo juramento que la investigación es absolutamente original, auténtica, es de mi autoría, que se han citado las fuentes correspondientes y que en su ejecución se respetaron las disposiciones legales que protegen los derechos de autor vigentes. Las ideas, doctrinas, resultados y conclusiones a los que he llegado son de mi absoluta responsabilidad. Pamela Stefanía Aulestia Haro C.C: 1724452386 ii SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 LICENCIA DE USO NO COMERCIAL Yo, Pamela Stefanía Aulestia Haro portador de la cédula de ciudadanía asignada con el No. 1724452386 de conformidad con lo establecido en el Artículo 110 del Código de Economía Social de los Conocimientos, la Creatividad y la Innovación (INGENIOS) que dice: “En el caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos superiores técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos públicos de investigación como resultado de su actividad académica o de investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los derechos patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos. Sin perjuicio de los derechos reconocidos en el párrafo precedente, el establecimiento podrá realizar un uso comercial de la obra previa autorización a los titulares y notificación a los autores en caso de que se traten de distintas personas. En cuyo caso corresponderá a los autores un porcentaje no inferior al cuarenta por ciento de los beneficios económicos resultantes de esta explotación. El mismo beneficio se aplicará a los autores que hayan transferido sus derechos a instituciones de educación superior o centros educativos.”, otorgo licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial del proyecto denominado “SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019” con fines académicos al Instituto Tecnológico Superior Cordillera. _____________________________ Pamela Stefanía Aulestia Haro C.C: 1724452386 Quito, 29 de septiembre del 2019 iii SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 AGRADECIMIENTO Quiero agradecer en primer lugar a Dios, por esta gran meta alcanzada con éxito. Al Gerente de la Empresa “Industrial Vega” Alfredo Vega por la apertura brindada al permitirme realizar mi proyecto de titulación en su establecimiento. A mis maestros y educadores, verdaderos complementos de mi formación, ustedes cual velita encendida se fueron consumiendo a sí mismos para darme la luz de su conocimiento, su paciencia y valores para hacer de mí y de cada uno de los estudiantes, mejores personas. De igual forma a mis mejores amigos Christian Ruiz y Jefferson Gordón por el apoyo incondicional durante toda la carrera. Y finalmente pero no menos importante al “Instituto Tecnológico Superior Cordillera” por haberme permitido ser parte de esta prestigiosa institución y formar mi carrera profesional en ella. iv SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 DEDICATORIA La concepción de este proyecto está dedicado a mi madre, pilar fundamental en mi vida, quien cada día me llena de orgullo y me dio fuerzas para seguir adelante, por tener siempre la fortaleza de salir adelante sin importar los obstáculos, por haberme formado como una mujer de bien y por ser la mujer que me dio la vida y me enseñó a vivirla, su tenacidad y lucha ha hecho de ella el gran ejemplo a seguir, no solo para mí, sino para mis hermanas. También dedico este proyecto a mi hermana mayor, quien siempre con su experiencia profesional aporto en mí sus valiosos y sabios consejos que hicieron de mí una mejor persona y de una u otra forma me acompaño en todos mis sueños y metas. A ellas este proyecto, que, sin ellas, no lo hubiese podido concluir. v SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 ÍNDICE GENERAL DECLARACIÓN DE AUTORÍA ................................................................................. i LICENCIA DE USO NO COMERCIAL .................................................................... ii AGRADECIMIENTO ................................................................................................iii DEDICATORIA ......................................................................................................... iv ÍNDICE GENERAL .................................................................................................... v ÍNDICE DE TABLAS ................................................................................................ ix ÍNDICE DE FIGURAS .............................................................................................. xii RESUMEN EJECUTIVO ......................................................................................... xiv ABSTRACT ............................................................................................................... xv CAPÍTULO I................................................................................................................ 1 1. Antecedentes ............................................................................................................ 1 1.01 Contexto ............................................................................................................... 1 1.01.01 Macro. ............................................................................................................. 1 1.01.02 Meso. ............................................................................................................... 3 1.01.03 Micro. .............................................................................................................. 5 1.02 Justificación.......................................................................................................... 6 1.03 Definición del Problema Central (Matriz T) ........................................................ 8 1.03.01 Fuerzas Impulsadoras. ..................................................................................... 9 1.03.02 Fuerzas bloqueadoras. ................................................................................... 10 CAPÍTULO II ............................................................................................................ 11 2. Análisis de involucrados ........................................................................................ 11 2.01 Descripción del sistema actual ........................................................................... 11 2.01.01 Visión y alcance. ........................................................................................... 12 2.01.01.01 visión. ....................................................................................................... 12 2.01.01.02 alcance. ..................................................................................................... 12 vi SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 2.01.02 Entrevista....................................................................................................... 14 2.02 Matriz de requerimientos ................................................................................... 14 2.02.01 Requerimientos de usuario. ........................................................................... 14 2.02.02 Requerimientos del sistema........................................................................... 15 2.03 Descripción detallada ......................................................................................... 16 2.04 Mapa de involucrados ........................................................................................ 25 2.05 Matriz de análisis de involucrados ..................................................................... 25 CAPÍTULO III ........................................................................................................... 26 3. Problema y objetivos .............................................................................................. 26 3.01 Árbol de problemas ............................................................................................ 26 3.01.01 Efectos. .......................................................................................................... 26 3.01.02 Causas. .......................................................................................................... 26 3.02 Árbol de objetivos .............................................................................................. 28 3.03 Casos de uso ....................................................................................................... 29 3.03.01 Diagrama de caso de uso general. ................................................................. 29 3.03.02 Diagrama de caso de uso individual.............................................................. 29 3.04 Especificación de casos de uso .......................................................................... 34 3.05 Casos de uso de realización ............................................................................... 37 3.06 Diagramas de secuencia ..................................................................................... 42 CAPÍTULO IV ........................................................................................................... 45 4. Análisis de alternativas .......................................................................................... 45 4.01 Matriz de análisis de alternativas ....................................................................... 45 4.02 Matriz de análisis de impacto de los objetivos................................................... 45 4.03 Diagrama de estrategias ..................................................................................... 45 4.03.01 Diseño de Clases. .......................................................................................... 45 4.03.02 Diagrama de clases. ....................................................................................... 48 vii SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 4.03.03 Modelo lógico – físico. ................................................................................. 49 4.03.03.01 modelo lógico. .......................................................................................... 49 4.03.04 Diagrama de componentes. ........................................................................... 51 4.04 Matriz de marco lógico (MML) ......................................................................... 51 4.04.01 Vistas arquitectónicas.................................................................................... 52 4.04.02 Vista lógica.................................................................................................... 52 4.04.03 Vista física. .................................................................................................... 53 4.04.04 Vista desarrollo. ............................................................................................ 53 4.04.05 Vista de procesos. ......................................................................................... 54 CAPÍTULO V ............................................................................................................ 56 5. Propuesta ................................................................................................................ 56 5.01 Antecedentes ...................................................................................................... 56 5.02 Descripción ........................................................................................................ 57 5.02.01 análisis de los requerimientos del software. .................................................. 59 5.02.02 diseño. ........................................................................................................... 59 5.02.03 generación del código. .................................................................................. 59 5.02.04 pruebas. ......................................................................................................... 59 5.02.05 mantenimiento. .............................................................................................. 59 5.03 Formulación ....................................................................................................... 60 5.04 Especificación de estándares de programación .................................................. 61 5.05 Diseño de interfaces de usuario.......................................................................... 62 5.06 Especificación de pruebas de unidad ................................................................. 64 5.07 Pruebas de aceptación ........................................................................................ 66 5.08 Especificación de pruebas de carga.................................................................... 69 5.09 Configuración del ambiente mínimo .................................................................. 70 CAPÍTULO VI ........................................................................................................... 71 viii SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 6. Aspectos administrativos ....................................................................................... 71 6.01 Recursos ............................................................................................................. 71 6.01.01 Recursos humanos. ........................................................................................ 71 6.01.02 Recursos técnicos y tecnológicos .................................................................. 71 6.01.03 Recursos materiales. ...................................................................................... 71 6.02 Presupuesto ........................................................................................................ 72 6.02.01 presupuestos materiales de oficina. ............................................................... 72 6.02.02 presupuesto servicios básicos. ....................................................................... 72 6.02.03 presupuesto transporte. .................................................................................. 72 6.02.04 presupuesto alimentación. ............................................................................. 73 6.02.05 Presupuesto final ........................................................................................... 73 6.03 Cronograma ........................................................................................................ 73 CAPÍTULO VII ......................................................................................................... 74 7. Conclusiones y recomendaciones. ......................................................................... 74 7.01 Conclusiones. ..................................................................................................... 74 7.02 Recomendaciones. .............................................................................................. 75 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ....................................................................... 76 ANEXOS ................................................................................................................... 78 ix SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1 Matriz de Requerimientos no funcionales .................................................... 15 Tabla 2 Requerimiento funcional RF_01 ................................................................... 16 Tabla 3 Requerimiento funcional RF_02 ................................................................... 17 Tabla 4 Requerimiento funcional RF_03 ................................................................... 18 Tabla 5 Requerimiento funcional RF_04 ................................................................... 19 Tabla 6 Requerimiento funcional RF_05 ................................................................... 20 Tabla 7 Requerimiento funcional RF_06 ................................................................... 21 Tabla 8 Requerimiento funcional RF_07 ................................................................... 22 Tabla 9 Requerimiento funcional RF_08 ................................................................... 23 Tabla 10 Requerimiento funcional RF_09 ................................................................. 24 Tabla 11 Especificación de caso de uso CU-001 ....................................................... 34 Tabla 12 Especificación de caso de uso CU-002 ....................................................... 34 Tabla 13 Especificación de caso de uso CU-003 ....................................................... 35 Tabla 14 Especificación de caso de uso CU-004 ....................................................... 35 Tabla 15 Especificación de caso de uso CU-005 ....................................................... 36 Tabla 16 Especificación de caso de uso CU-006 ....................................................... 36 Tabla 17 Especificación de caso de uso CU-007 ....................................................... 37 Tabla 18 Especificación de caso de uso de realización CUR-001 ............................. 38 Tabla 19 Especificación de caso de uso de realización CUR-002 ............................. 39 Tabla 20 Especificación de caso de uso de realización CUR-003 ............................. 40 Tabla 21 Especificación de caso de uso de realización CUR-004 ............................. 41 Tabla 22 Estándares base de datos ............................................................................. 61 Tabla 23 Controles de la Interfaz Gráfica .................................................................. 61 Tabla 24 Estándar programación objetos Java web ................................................... 62 Tabla 25 Tipo de datos Java ....................................................................................... 62 x SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 Tabla 26 Prueba de unidad PU-001 ........................................................................... 64 Tabla 27 Prueba de unidad PU-002 ........................................................................... 65 Tabla 28 Prueba de unidad PU-003 ........................................................................... 65 Tabla 29 Prueba de unidad PU-004 ........................................................................... 65 Tabla 30 Prueba de aceptación PA-001 ..................................................................... 66 Tabla 31 Prueba de aceptación PA-002 ..................................................................... 66 Tabla 32 Prueba de aceptación PA-003 ..................................................................... 67 Tabla 33 Prueba de aceptación PA-004 ..................................................................... 67 Tabla 34 Prueba de aceptación PA-005 ..................................................................... 68 Tabla 35 Prueba de aceptación PA-006 ..................................................................... 68 Tabla 36 Prueba de carga PC-001 .............................................................................. 69 Tabla 37 Prueba de carga PC-002 .............................................................................. 69 Tabla 38 Servidor ....................................................................................................... 70 Tabla 39 Desarrollador ............................................................................................... 70 Tabla 40 Cliente ......................................................................................................... 70 Tabla 41 Presupuesto Materiales de oficina .............................................................. 72 Tabla 42 Presupuesto Servicios Básicos .................................................................... 72 Tabla 43 Presupuesto Transporte ............................................................................... 72 Tabla 44 Presupuesto Alimentación .......................................................................... 73 Tabla 45 Presupuesto Final ........................................................................................ 73 Tabla 46 Matriz de fuerzas T ..................................................................................... 79 Tabla 47 Ficha de Observación .................................................................................. 82 Tabla 48 Matriz de Requerimientos Funcionales ...................................................... 83 Tabla 49 Matriz de análisis de involucrados .............................................................. 85 Tabla 50 Matriz de alternativas .................................................................................. 87 Tabla 51 Matriz de análisis de impacto de los objetivos ........................................... 88 xi SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 Tabla 52 Matriz de marco lógico ............................................................................... 90 xii SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Mapa de Involucrados. ............................................................................... 25 Figura 2. Árbol de problemas. ................................................................................... 27 Figura 3. Árbol de objetivos ...................................................................................... 28 Figura 4.Caso de uso CU-001 Ingreso al sistema. ..................................................... 29 Figura 5.Caso de uso CU-002 Ingreso de datos principales de la empresa ............... 29 Figura 6.Caso de uso CU-003 Ingresar clientes. ........................................................ 30 Figura 7.Caso de uso CU-004 Ingreso Formas de Pago. ........................................... 30 Figura 8.Caso de uso CU-005 Ingreso Facturas de Ventas. ....................................... 31 Figura 9.Caso de uso CU-006 Generar Facturación Electrónica. .............................. 31 Figura 10.Caso de uso CU-007 generar reportes. ...................................................... 32 Figura 11.Caso de uso General. ................................................................................. 33 Figura 12. Caso de uso de realización CUR-001 Iniciar sesión. ................................ 38 Figura 13. Caso de uso de realización CUR-002 Ingreso de datos principales ......... 39 Figura 14. Caso de uso CUR-003 ingresar facturas ................................................... 40 Figura 15. Caso de uso de realización CUR-004. ...................................................... 41 Figura 16.Diagrama de secuencia Iniciar sesión. ....................................................... 42 Figura 17.Diagrama de secuencia de Ingreso de datos de la empresa. ...................... 42 Figura 18.Diagrama de secuencia de Ingreso de información al sistema. ................. 43 Figura 19.Diagrama de secuencia de Ingreso de facturas .......................................... 43 Figura 20.Diagrama de Reporte. ................................................................................ 44 Figura 21.Diagrama de estrategias ............................................................................. 45 Figura 22.Diagrama de clases. ................................................................................... 48 Figura 23.Diagrama Lógico. ...................................................................................... 49 Figura 24.Diagrama Físico. ........................................................................................ 50 Figura 25.Diagrama de Componentes. ....................................................................... 51 xiii SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 Figura 26.Vistas arquitectónicas (Lógica). ................................................................ 52 Figura 27.Vistas arquitectónicas (Desarrollo). .......................................................... 53 Figura 28.Vistas arquitectónicas (Física). .................................................................. 53 Figura 29.Vistas Proceso de ingreso de información necesaria al sistema. ............... 54 Figura 30.Vistas Proceso de facturación electrónica. ................................................ 55 Figura 31.Organigrama empresa Industrial Vega. ..................................................... 57 Figura 32.Interfaz principal contiene un formulario de inicio de sesión. .................. 63 Figura 33. Interfaz menú principal, master-page. ...................................................... 63 Figura 34.Menú lateral. .............................................................................................. 64 Figura 35. Cronograma. ............................................................................................. 96 xiv SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 RESUMEN EJECUTIVO El presente trabajo de investigación tiene como finalidad sistematizar el proceso de facturación tradicional, mediante un sistema web que permita la emisión del documento electrónico de la empresa Industrial Vega, esto facilitará a la organización llevar un control de las ventas y cuentas por cobrar debido a que el sistema realiza un seguimiento de las facturas a crédito. Mediante el sistema de facturación electrónica se podrá mejorar el proceso de venta y emisión de la factura, esta se realizará de forma ágil y segura, brindando un servicio de calidad que permita la atención de una mayor cantidad de clientes en menor tiempo contando con la seguridad de que la transacción se realiza mediante la simulación de firma y autorización del documento tributario, este se podrá utilizar para los fines que la empresa y el cliente así lo requieran. Básicamente lo que se pretende en este proyecto es tener un control sistematizado de facturación electrónica, los mismos que la organización actualmente manejan de manera manual, lo que conlleva a que existan varias problemáticas como redundancia de información, facturas mal llenadas provocando la anulación de las mismas, desconocimiento de facturas vencidas de pago, entre otros. Para dar solución a los conflictos presentados se propuso la sistematización del proceso de facturación electrónica y cuentas por cobrar mediante un sistema web, construyendo un ambiente amigable para la empresa y a su vez dando seguridad a sus clientes. xv SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 ABSTRACT The purpose of this research work is to systematize the traditional billing process, through a web system that allows the issuance of the electronic document of the Industrial Vega company, this will facilitate the organization to keep track of sales and accounts receivable because the system tracks credit invoices. Through the electronic invoicing system, the process of selling and issuing the invoice can be improved, this will be done in an agile and secure way, providing a quality service that allows the attention of a greater number of customers in less time with the security that the transaction is made through the simulation of signature and authorization of the tax document, this can be used for the purposes that the company and the client so require. Basically, what is intended in this project is to have a systematized control of electronic invoicing, the same ones that the organization currently handles manually, which leads to several problems such as information redundancy, badly filled invoices causing the cancellation of the same, ignorance of overdue payment invoices, among others. In order to solve the conflicts presented, the systematization of the electronic invoicing process and accounts receivable was proposed through a web system, building a friendly environment for the company and at the same time giving security to its customers. 1 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 CAPÍTULO I 1. Antecedentes 1.01 Contexto 1.01.01 Macro. Los avances tecnológicos a nivel mundial han obligado a las empresas públicas y privadas a someterse a procesos tecnológicos que les facilite el manejo de sus operaciones administrativas como lo es la facturación electrónica, permitiendo un mejor control de los registros, los mismos que crean beneficio al contribuyente y principalmente al Estado ya que a través de la gestión tributaria se tendrá un acceso rápido y oportuno que permite validar los montos declarados por el contribuyente en estudio de impuestos y verificar la información, optimizando así el tiempo y recursos lo cual permita asegurar la suficiencia recaudatoria y controle la evasión tributaria. La facturación electrónica ha vivido un crecimiento exponencial en los últimos años, gracias a que se instauró su obligatoriedad en varios países de Latinoamérica y los servicios de generación de documentos tributarios electrónicos mejoraron y crearon plataformas más eficientes. De acuerdo a cifras de la firma de investigación global Billentis, de los 500 billones de facturas emitidas a nivel mundial, 40 billones fueron electrónicas e intercambiadas en 2014. De este total, Latinoamérica contribuye con 25 billones, Norteamérica con 7 y Europa con 6 billones. Estos números siguen creciendo, y existen indicadores que muestran que el número de facturas electrónicas a nivel mundial crece en un 3% anual. Algunas de las razones por las que esto sucede son: aumento de la población, incremento en la http://www.billentis.com/ 2 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 frecuencia de facturación por parte de las empresas y ahorro en costos al usar la facturación electrónica. (Gosocket, 2016, párr.1) Gosocket (2016) afirma: “El fenómeno que ha hecho de la facturación electrónica un éxito en Latinoamérica, es el hecho de que son los gobiernos quienes han impulsado este sistema desde el inicio. La razón por la que ha sucedido así es porque los gobiernos buscan disminuir la evasión de impuestos a través de comprobantes cuya emisión y validación ocurra casi en tiempo real” (párr.4). La factura electrónica se ha coronado frente a la factura de papel como la herramienta por excelencia en la mayoría de los países del mundo. Sus beneficios son muchos: reducción de los costes, mejora financiera, optimización de los procesos y la gestión, reducción del tiempo y los errores. No sólo es una gran oportunidad empresarial, sino que los gobiernos ven este instrumento como un mecanismo para combatir la evasión fiscal y mejorar la gestión tributaria. Por esta razón, los gobiernos internacionales están impulsando su uso a través de diferentes normativas. En Latinoamérica la factura electrónica como comprobante electrónico, es un instrumento que se ha impulsado para optimizar los mecanismos públicos y mejorar la contabilidad pública; a través de la masificación de la obligatoriedad de su uso para prácticamente todos los negocios, independientemente de la industria o el tamaño. (Seres, 2017,párr.1) “Aunque todavía hay países que no cuentan con una normativa de facturación electrónica, la realidad es que la factura electrónica se ha convertido en los últimos años en una pieza esencial en la transformación digital de las empresas y gobiernos de Latinoamérica” (pulsosocial, 2017, párr.9). http://www.groupseres.com/es/noticias-eventos/ano-2016/531-la-factura-electronica-una-oportunidad-a-aprovechar http://www.groupseres.com/es/noticias-eventos/ano-2016/531-la-factura-electronica-una-oportunidad-a-aprovechar http://www.groupseres.com/es/noticias-eventos/ano-2016/531-la-factura-electronica-una-oportunidad-a-aprovechar http://blog.groupseres.com/latinoam%C3%A9rica-lidera-la-factura-electr%C3%B3nica-mundial http://blog.groupseres.com/latinoam%C3%A9rica-lidera-la-factura-electr%C3%B3nica-mundial 3 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 Por lo tanto, se puede decir que la factura electrónica tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, es decir, es un justificante de la entrega de bienes o prestación de servicios por parte de una organización a sus clientes. De tal forma que este importante avance, permite realizar este tipo de gestión administrativa de una forma más rápida, fácil y optimizando recursos, en este caso sería el uso de papel. 1.01.02 Meso. En este contexto cabe recalcar la importancia de una de las entidades de control más importantes a nivel nacional de nuestro país, el Servicio de Rentas Internas (SRI) como órgano regulador quien implementó a través de “Resolución No. Nac-DGERCGC12-00105, el sistema de facturación electrónica, donde se estableció los parámetros y plazos que deben tener en cuenta las instituciones públicas, privadas y personas naturales” (SRI, 2012, párr.4). La Facturación Electrónica implementada por el SRI a partir del año 2014, ha ido aumentando el número de empresas como Sociedades, Compañías y Personas Naturales que están obligadas a facturar de esta manera, en función de sus niveles de facturación. Obviamente el objetivo es mantener un control más estrecho de los niveles reales de facturación de los contribuyentes, y como objetivo adicional, el cuidar la naturaleza impidiendo que miles de árboles sean talados para la fabricación de facturas físicas, algo muy loable sin duda. (factumarket, 2018, párr.2) El SRI (2012) menciona que: La facturación electrónica es otra forma de emisión de comprobantes de venta que cumple con los requisitos legales y reglamentarios exigibles para su autorización por parte del SRI, garantizando http://www.sri.gob.ec/web/guest/contribuyentes-obligados-a-emitir-comprobantes-electronicos 4 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 la autenticidad de su origen e integridad de su contenido, ya que incluye en cada comprobante la firma electrónica del emisor, entre los beneficios de la facturación electrónica se tiene los siguientes: la misma validez que los documentos físicos, reducción de tiempos de envío de comprobantes, ahorro en el gasto de papelería física y su archivo, contribuye al medio ambiente, debido al ahorro de papel y tintas de impresión, mayor seguridad en el resguardo de los documentos, menor probabilidad de falsificación y procesos administrativos más rápidos y eficientes. (párr.1) Por tal motivo se puede decir que, en el Ecuador el cumplimiento tributario de aquellos contribuyentes obligados a emitir comprobantes electrónicos sí ha mejorado. Inclusive, se observa que este efecto aumenta con el paso del tiempo cada vez más contribuyentes en el sistema y mayor grado de porcentaje de las ventas totales realizadas con Facturación Electrónica. Supermaxi, Fybeca, entre otras corporaciones privadas, fueron ya obligadas a generar facturas electrónicas desde 2014, así como las empresas públicas (Agua Potable, Empresa Eléctrica, etc). Los clientes de estas nuevas herramientas de facturación electrónica del Ecuador, agradecen principalmente la agilidad de los procesos, mucho mayor que la mayoría de otras herramientas del mercado, así como la capacidad de gestionar de manera sencilla facturas devueltas por el servidor Web del SRI, o la facilidad con la que se puede ubicar determinada factura, con apenas un par de clics. (Almend, 2018, párr.9) Algunas de las grandes empresas metalmecánicas como Aceros del Ecuador, Ecuacero y Novacero, cuentan con su propio sistema de facturación electrónica y 5 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 cuentas por cobrar, el cual les permite controlar y gestionar de manera oportuna el envío y recepción de facturas de bienes y servicios, de manera que toda actividad económica se encuentre documentada, automatizando los procesos de facturación que a su vez permitan una mejor administración de cobro, cuyo impacto contribuye a minimizar los errores de registros de las operaciones del contribuyente, logrando así grandes beneficios para una mayor rapidez y eficiencia en sus servicios. 1.01.03 Micro. “A partir de los años, se van incorporando nuevos contribuyentes que deben facturar de forma electrónica en el Ecuador. Desde el 2014 ingresaron, entre otros, sociedades emisoras y administradoras de tarjetas de crédito, pasando en el 2015 por ventas a través de internet y otros muchos que ingresaron en el 2018; ahora en este 2019 es el turno un nuevo grupo de contribuyentes: las pymes (Pequeñas y Medianas Empresas)”. (Factureromovil, s.f., párr.1) Zumba (2019) detalla: “La resolución 431 que emitió en diciembre pasado el SRI establece que, a partir de junio de este año, a nivel nacional, deberán sumarse las empresas cuyos ingresos anuales del ejercicio fiscal 2018 sean iguales o superiores a los $ 100.000 y los importadores que se dediquen a la venta local de productos” (párr.2). “La industria metalmecánica es el sector que comprende las maquinarias industriales y las herramientas proveedoras de partes a las demás industrias metálicas, siendo su insumo básico el metal y la aleación del hierro para su utilización en bienes de capital productivo”. (IPM, 2017, párr.1) Según la investigación realizada al Gerente General, Industrial Vega inicio sus actividades en el año 2001, es una empresa 100% ecuatoriana dedicada a la 6 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 industria metálica, primordialmente produce y brinda una amplia gama de productos y servicios como la fabricación, reconstrucción y mantenimiento de todo tipo de remolques, servicios de suelda eléctrica, soldadura por inyección de gas metano (MIG), soldadura por inyección de gas tungsteno (TIG) y Oxicorte, mantenimiento en suspensiones cambios de buges y arreglos de paquetes o ballestas, construcción de estructuras metálicas, puertas, ventanas, cubiertas en policarbonato, servicio de dobladora de tool hasta 0.9mm, construcción de canales de agua lluvias, maquinaria para la industria alimenticia como freidoras, picadoras, peladoras de papas y mesas en acero inoxidable 304 (grado alimenticio) además maquinaria para la industria de prefabricados, máquinas hidráulicas vibro pensadoras, mezcladora de materiales petros, bandas transportadoras y elevadores. El éxito de la microempresa Industrial Vega en la corta pero productiva vida de trabajos realizados, se debe a que cuenta con un excelente equipo de profesionales con verdadera vocación de la mecánica industrial, esto unido a la calidad que brinda en sus productos y servicios hace de ella una empresa competitiva a nivel nacional, en la actualidad se encuentra conformada por un equipo de trabajo de 3 personas que en muchos de los casos puede variar dependiendo el tipo de actividad a producir o del servicio a brindar. Uno de los principales inconvenientes presentes en Industrial Vega, es la carencia de un sistema informático que le permita sistematizar sus procesos, minimizando el factor tiempo y mejorando el servicio al cliente. 1.02 Justificación La industria metalmecánica, es el sector que comprende las maquinarias industriales y las herramientas proveedoras de materiales a las demás industrias metálicas, siendo su insumo básico el metal, debido a que tiene las características de 7 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 transformar la materia prima como hierro, aceros, aluminio y bronce, para fabricar bienes de consumo intermedios tales como equipos y repuestos para maquinarias que son utilizados por empresas de condiciones similares, sirviendo de apoyo para otras aéreas a fin ya que proporciona productos que pueden facilitar el desempeño laboral a otros sectores de la economía nacional. Actualmente Industrial Vega se encuentra organizada en distintas áreas de producción donde se realizan los diferentes procesos de fabricación y gestión administrativa, además de ello cuenta con una gama de clientes potenciales y frecuentes, a los cuales brinda sus servicios y realiza trabajos constantemente, a estos se les brinda un crédito directo, en donde los mismos cancelan el pago en cuotas o pequeños anticipos, de manera que no existe un seguimiento o registro adecuado de cobranza, causando así que no se cuente con la liquidez suficiente para cubrir todos los gastos, esto se debe a que no se tiene un control de los ingresos, generando pérdidas de dinero en la empresa. Adicional a ello el manejo de facturas se realiza mediante un control manual, causando la pérdida de las mismas o un mal manejo administrativo por parte de la contadora de la empresa. La sistematización del proceso de facturación electrónica y cuentas por cobrar en la empresa Industrial Vega a través del desarrollo del software facilitará la emisión de los comprobantes electrónicos, lo cual permitirá tener mejor control de cobranza de las deudas que mantienen los clientes, para evitar futuras pérdidas y mejorar el control de las operaciones que efectúa la empresa al prestar sus servicios. El sistema realizará la autorización electrónica de las facturas de ventas y a su vez estas serán enviadas al correo electrónico de los clientes, con el fin de garantizar que el mismo tenga un registro de las compras realizadas, que más tarde se convertirán 8 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 en cuentas por cobrar para la empresa ayudando al propietario a tomar procedimientos eficaces, generando así un control adecuado de las mismas para proteger aspectos financieros y económicos. Al implementar el proceso de facturación electrónica y cobros mediante un sistema web, la empresa mejorará en cuanto a la disponibilidad de la información y le permitirá tener ésta en tiempo real y de forma oportuna tanto para la toma de decisiones como para la elaboración de pronósticos más acertados sobre el desempeño de la misma y a su vez este proyecto ayudará con el proceso de cuidado del medio ambiente, minimizando el uso de papel al usar facturas electrónicas. 1.03 Definición del Problema Central (Matriz T) La matriz T una técnica para diagnosticar situaciones. Fue desarrollada por Kurt Lewin proporciona un marco para observar las fuerzas que afectan a una situación problemática. Las fuerzas impulsoras y las fuerzas represoras. Las fuerzas impulsoras o positivas son las que traen cambios a la situación actual y las fuerzas represoras o negativas evitan que el cambio ocurra. (Moreno, 2013, párr.1) En la Matriz T se detalla lo siguiente: En la situación actual la empresa presenta carencia de un sistema informático de control y registro de facturas electrónicas y cuentas por cobrar en la empresa Industrial Vega ubicada en San Antonio de Pichincha, Abril – Septiembre 2019, la situación empeorada de la empresa son las pérdidas económicas, sanciones o multas por parte de los organismos de control tributario causando una reducción de la liquidez de la compañía, lo cual no le permitirá hacer frente a sus obligaciones con 9 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 terceros y la situación mejorada de la empresa sería el registro y envío adecuado de los comprobantes electrónicos y los cobros de los mismos realizadas por parte del personal del área financiera de la empresa. Por otro lado, detallaremos cada fuerza impulsadora (FI) y fuerza bloqueadora (FB), con su respectiva intensidad real (I) y potencial de cambio (PC). 1.03.01 Fuerzas Impulsadoras. FI 1.- La fuerza impulsadora que trata acerca de llevar un seguimiento oportuno de las facturas pendientes de pago a través del sistema, facilitando el cobro de las mismas, tiene una intensidad de tres (3) se quiere mejorar con la finalidad de tener un potencial de cambio de cinco (5). FI 2.- La fuerza impulsadora que trata acerca de la emisión y envío adecuado de las facturas en el momento de realizar la venta, para evitar olvidar el registrar y enviar al cliente el comprobante de la venta realizada, tiene una intensidad de tres (3) se quiere mejorar con la finalidad de tener un potencial de cambio de cuatro (4). FI 3.- La fuerza impulsadora que se refiere al uso de un sistema web de Facturación electrónica y cuentas por cobrar, para evitar llevar el control y administración de forma manual, facilitando el cobro de las mismas, tiene una intensidad de tres (3) se quiere mejorar con la finalidad de tener un potencial de cambio de cinco (5). FI 4.- La fuerza impulsadora que indica que el sistema contará con un diseño amigable y fácil de usar por los empleados y el gerente de la empresa, tiene una intensidad de uno (1) se quiere mejorar con la finalidad de tener un potencial de cambio de cuatro (4). 10 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 FI 5.- La fuerza impulsadora acerca del correcto cálculo de las facturas en el sistema y a su vez de las mismas por cobrar, facilitando el cobro de las mismas, tiene una intensidad de dos (2) se quiere mejorar con la finalidad de tener un potencial de cambio de cinco (5). 1.03.02 Fuerzas bloqueadoras. FB 1.- La fuerza bloqueadora que indica que el contador no registra en el sistema adecuadamente los plazos de pago de las facturas para su respectivo cobro, tiene un potencial de cambio de tres (3) y una intensidad de cuatro (4). FB 2.- La fuerza bloqueadora acerca del ingreso de información errónea en el sistema acerca de los clientes o la venta realizada a los mismos, tiene un potencial de cambio de dos (2) y una intensidad de tres (3). FB 3.- La fuerza bloqueadora que trata del desconocimiento por parte del gerente y la contadora de la empresa acerca del uso y manejo del sistema de facturación electrónica y cuentas por cobrar, tiene un potencial de cambio de dos (2) y una intensidad de cuatro (4). FB 4.- La fuerza bloqueadora acerca del diseño del sistema obsoleto y poco dinámico, tiene un potencial de cambio de dos (2) y una intensidad de cuatro (4). FB 5.- La fuerza bloqueadora que trata sobre inconsistencia en los cálculos generados desde el sistema al momento de realizar las facturas y cobros, tiene un potencial de cambio de tres (3) y una intensidad de cuatro (4). Todo lo detallado anteriormente se analiza en la siguiente Matriz T. (Ver Anexo 1) 11 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 CAPÍTULO II 2. Análisis de involucrados 2.01 Descripción del sistema actual En la empresa Industrial Vega los procesos de registro de facturas se los realiza de forma manual, mediante un talonario de facturas, el Gerente de la empresa es el encargado de llenar los datos del cliente, como el nombre y apellido, la dirección, números telefónicos, RUC o cédula y la fecha de la venta, además de ello se llena la información referente al artículo pudiendo ser un bien o un servicio, en donde se detalla la cantidad, la descripción del artículo, precio unitario y valor total, adicional a ello los cálculos de los subtotales, impuestos y totales a pagar se realizan mediante una calculadora. Posteriormente en caso de que se necesite de la realización de una retención, se comunica con la contadora de la empresa y se solicita la misma. Una vez se tenga todos los comprobantes de venta la persona encargada de realizar la declaración en el SRI, es la contadora de la empresa, la misma persona que por falta de organización muchas de las veces pierde las facturas o se olvida de declarar las mismas, causando pérdidas económicas debido a sanciones tributarias a la empresa por falta de la documentación de las facturas. En lo que respecta al control de los cobros pendientes de las facturas, no existe una persona que se encuentre dando seguimiento de los mismos, a pesar de ello el Gerente es el que se encarga del cobro a los clientes de las facturas por pagar que el recuerde que mantienen un saldo pendiente, sin embargo, muchas de las veces por esta falta de organización y control la empresa no cuenta con los ingresos económicos suficientes que debería tener, lo cual afecta la producción de la misma 12 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 ya que las ganancias esperadas se convierten en pérdidas económicas. 2.01.01 Visión y alcance. 2.01.01.01 visión. El proyecto tiene como finalidad sistematizar el proceso de facturación electrónica y cuentas por cobrar mediante un sistema web para la empresa Industrial Vega, permitiendo agilitar la emisión y envío de facturas de ventas y a su vez llevar un mejor control de las facturas pendientes de cobro con el fin de brindar un mejor servicio a los clientes y lograr un cumplimiento adecuado con los organismos de control tributario, evitando pérdidas económicas y generando ganancias a la empresa 2.01.01.02 alcance. El alcance de este sistema es permitir un control y registro adecuado de las facturas y cuentas por cobrar de las mismas, minimizando el factor tiempo y mejorando la economía de la empresa para brindar un buen servicio al cliente. El sistema tiene como propósito el desarrollo de: 2.01.01.02.01 módulo de seguridad. En este módulo se puede controlar el ingreso de los usuarios mediante perfiles los cuales serán administrador y contador, el control de ingreso al sistema se lo realiza mediante un login, en el cual se deberá ingresar el nombre del usuario y su respectiva contraseña, teniendo en cuenta que el usuario cuenta con un máximo de tres intentos de ingreso, en caso de ingresar correctamente el usuario y contraseña se redireccionará a las ventanas correspondientes según el perfil del usuario logueado, caso contrario se mostrará un mensaje de información indicando que ha excedido el límite de intentos permitidos, para que vuelva a realizar el proceso de ingreso al sistema. 13 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 2.01.01.02.02 módulo de mantenimiento. En este módulo el sistema permite insertar, modificar, consultar y eliminar los registros de las tablas de la base de datos a través de la interfaz gráfica de usuario que maneja el sistema. 2.01.01.02.03 módulo de reglas de negocio. En este módulo están los procesos que la empresa tiene como requerimientos para sistematizar, este es el módulo principal donde se gestiona el proceso de emisión de comprobantes electrónicos (ventas), en el cual se podrá seleccionar el cliente y en caso de que no exista el mismo se lo podrá registrar, seleccionar los artículos en el detalle de la factura y calcular los subtotales, impuestos y totales a pagar, para posteriormente generar, firmar y autorizar las facturas de venta teniendo en cuenta que el sistema no se conectará con el Web Service del SRI y estos procesos de la firma y autorización serán simulados en ambiente de pruebas, además de ello el sistema permitirá generar el RIDE, el cual es un formato de representación impresa de un documento electrónico, para posteriormente enviar al correo del cliente, adicional se generará un documento impreso de la factura para la entrega directa del mismo al cliente al momento de la venta, por otro lado en este módulo se verificará todas las facturas pendientes de cobro en caso de que estas sean ventas realizadas a crédito. El sistema no contará con módulo de auditoría, por lo tanto, no se podrá realizar un seguimiento en caso de que se requiera saber los cambios o el usuario que realizo una determinada factura. 2.01.01.02.04 módulo de reportes. El módulo de reportes podrá ser visualizado para todos los perfiles de usuario, en este se podrá obtener reportes de tipo PDF de las facturas de venta 14 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 emitidas según la fecha, las facturas de venta que aún no han sido autorizadas y también se tendrá reportes de las facturas a crédito por cobrar, estos reportes pueden ser impresos o descargados según la necesidad de la persona que maneje el sistema. 2.01.02 Entrevista. La entrevista se realiza a la contadora de la empresa Industrial Vega con la finalidad de conocer los diferentes procesos del negocio, los problemas que este presenta y las necesidades que se requiere cubrir, esto con el objetivo de tener una idea clara y concisa de cómo se está llevando el proceso de registro y envío de facturas de manera que se pueda sistematizar cualquier proceso manual a través del desarrollo del sistema web de facturación electrónica. (Ver Anexo 2 y 3) 2.02 Matriz de requerimientos 2.02.01 Requerimientos de usuario. “Son declaraciones en lenguaje natural y los esquemas de los servicios que proporciona el sistema y sus limitaciones operacionales, escrito para los clientes” (Soriano, 2017, párr.2). A continuación, se detallan los requerimientos de usuario: • Registrar y guardar información de clientes, proveedores, artículos o servicios y formas de pago. • Registrar datos de la empresa de manera que aparezca en el encabezado de las facturas. • Almacenar datos de las ventas realizadas al cliente. • Llevar un control de las facturas con saldos pendientes. • Realización de los cálculos de los subtotales, totales e impuestos. • Generar, firmar y autorizar las facturas de ventas. 15 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 • Envío del RIDE al correo del cliente. • Comunicarse con los módulos de producción y activos fijos. 2.02.02 Requerimientos del sistema. “Son las especificaciones más detalladas de las funciones del sistema, los servicios y las limitaciones que, con los requerimientos del usuario, su intención es la de ser una base para el diseño del sistema” (Soriano, 2017,párr.1). Matriz de Requerimientos funcionales. (Ver Anexo 4) Tabla 1 Matriz de Requerimientos no funcionales Indicador Descripción Fuente Prioridad Tipo Estado Usuarios Involucrados RNF_01 El sistema establecerá comunicación en tiempo real con los módulos de producción y activos fijos. Gerente Alta Software Revisión Empleados Administrador RNF_02 El sistema tendrá interfaces gráficas de usuario amigables para su correcto y fácil manejo. Gerente Alta Software Revisión Administrador Empleados RNF_03 El sistema deberá estar conectado a una red con acceso a internet. Gerente Alta Software Revisión Administrador Empleados RNF_04 El sistema manejará gran cantidad de información durante su ejecución. Gerente Alta Software Revisión Administrador Empleados RNF_05 El sistema realizará respaldos de la información almacenada en la base de datos. Gerente Alta Software Revisión Administrador Nota. Requerimientos No Funcionales. Fuente: Industrial Vega. Elaboración: Pamela Aulestia. 16 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 2.03 Descripción detallada Tabla 2 Requerimiento funcional RF_01 El sistema permitirá el ingreso al sistema mediante perfiles de usuario. Estado Revisión Creado por Pamela Aulestia Actualizado por Pamela Aulestia Fecha de creación 26/06/2019 Fecha de autorización 27/06/2019 Identificador RF_01 Estado de requerimiento Crítico Tipo de requerimiento Funcional Datos de entrada Datos del usuario, contraseña y perfil de usuario. Descripción Se ingresan los datos de usuario y contraseña en el formulario del login, si los datos son correctos se redirecciona a la pantalla principal de acuerdo al perfil de usuario con el cual haya ingresado sesión. Se podrá crear, modificar, eliminar y consultar usuarios. Datos de salida Pantalla principal de acuerdo al perfil de usuario. Resultados esperados Validación de usuario y contraseña correctos para el ingreso al sistema. Origen Entrevista Dirigido a Empleados, Administrador Prioridad Alta Requerimientos asociados Ninguno Especificación Precondiciones El usuario tendrá un máximo de 3 intentos para el ingreso caso contrario se bloqueará el usuario. Criterios de aceptación No se permitirá duplicidad de datos de usuario, este debe ser único. El registro de usuario y modificación del mismo será realizado por el administrador del sistema. Nota. Requerimiento Funcional RF_01. Fuente: Entrevista Industrial Vega. Elaboración: Pamela Aulestia. 17 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 Tabla 3 Requerimiento funcional RF_02 El sistema deberá registrar los datos personales de los clientes. Estado Revisión Creado por Pamela Aulestia Actualizado por Pamela Aulestia Fecha de creación 26/06/2019 Fecha de autorización 27/06/2019 Identificador RF_02 Estado de requerimiento Crítico Tipo de requerimiento Funcional Datos de entrada Nombres, Apellidos, Identificación, Dirección, Género, Teléfono, Celular, Email. Descripción Se registra la información personal de los clientes, se podrá crear, modificar, eliminar y consultar clientes. Datos de salida Datos registrados del cliente. Resultados esperados Lista de todos los clientes registrados en el sistema. Origen Entrevista Dirigido a Empleados, Administrador Prioridad Alta Requerimientos asociados RF_01, RF_08 Especificación Precondiciones El único usuario que puede registrar clientes es el que tenga perfil de Administrador. Criterios de aceptación No se permitirá duplicidad del campo cédula o RUC, estos deben ser únicos. Los clientes en el sistema no se eliminarán solo cambiarán de esta activo a inactivo. Nota. Requerimiento Funcional RF_02. Fuente: Entrevista Industrial Vega. Elaboración: Pamela Aulestia. 18 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 Tabla 4 Requerimiento funcional RF_03 El sistema enviará al correo del cliente el RIDE de la factura electrónica. Estado Revisión Creado por Pamela Aulestia Actualizado por Pamela Aulestia Fecha de creación 26/06/2019 Fecha de autorización 27/06/2019 Identificador RF_03 Estado de requerimiento Crítico Tipo de requerimiento Funcional Datos de entrada Factura electrónica generada por el sistema. Descripción Se registra y verifica que la información de la factura de venta se encuentre completa y correcta antes de ser enviada al cliente. Datos de salida Datos registrados de la venta. Resultados esperados Generación del RIDE de la factura de venta electrónica para posteriormente ser enviada al correo del cliente. Origen Entrevista Dirigido a Empleados, Administrador Prioridad Alta Requerimientos asociados RF_01, RF_08 Especificación Precondiciones El único usuario que puede generar el RIDE y enviarlo al correo del cliente es el que tenga perfil de Administrador. Criterios de aceptación El correo del cliente al que se enviará el RIDE de la factura electrónica será únicamente el correo que se encuentre registrado con los datos del mismo. Nota. Requerimiento Funcional RF_03. Fuente: Entrevista Industrial Vega. Elaboración: Pamela Aulestia. 19 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 Tabla 5 Requerimiento funcional RF_04 El sistema admitirá el registro de las formas de pago. Estado Revisión Creado por Pamela Aulestia Actualizado por Pamela Aulestia Fecha de creación 26/06/2019 Fecha de autorización 27/06/2019 Identificador RF_04 Estado de requerimiento Crítico Tipo de requerimiento Funcional Datos de entrada Nombre de la forma de pago y nombre de la forma de pago SRI. Descripción Se registran los datos de la forma de pago que deberán tener las facturas, se podrá crear, modificar, eliminar y consultar las formas de pago existentes en el sistema. Datos de salida Datos registrados de las formas de pago. Resultados esperados Lista de todas las formas de pago registradas en el sistema. Origen Entrevista Dirigido a Administrador Prioridad Alta Requerimientos asociados RF_01, RF_08 Especificación Precondiciones El único usuario que puede registrar formas de pago es el que tenga perfil de Administrador. Criterios de aceptación No se permitirá duplicidad de los nombres de las formas de pago, deben ser únicas. Las formas de pago en el sistema si se eliminarán. Nota. Requerimiento Funcional RF_04. Fuente: Entrevista Industrial Vega. Elaboración: Pamela Aulestia. 20 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 Tabla 6 Requerimiento funcional RF_05 El sistema registrará la serie de las facturas. Estado Revisión Creado por Pamela Aulestia Actualizado por Pamela Aulestia Fecha de creación 26/06/2019 Fecha de autorización 27/06/2019 Identificador RF_05 Estado de requerimiento Crítico Tipo de requerimiento Funcional Datos de entrada Número de la serie de la factura de venta. Descripción Se ingresa el número de serie que deberán tener las facturas, se podrá crear, modificar, eliminar y consultar la diferentes facturas con su número de series existente en el sistema. Datos de salida Datos registrados de las facturas con su número de serie. Resultados esperados Lista de todas las formas de pago registradas en el sistema. Origen Entrevista Dirigido a Administrador Prioridad Alta Requerimientos asociados RF_01, RF_08 Especificación Precondiciones El único usuario que puede registrar la serie correspondiente es el que tenga perfil de Administrador. Criterios de aceptación No se permitirá duplicidad de los números de serie, deben ser únicas y dadas por el SRI para realizar la facturación electrónica. Nota. Requerimiento Funcional RF_05. Fuente: Entrevista Industrial Vega. Elaboración: Pamela Aulestia. 21 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 Tabla 7 Requerimiento funcional RF_06 El sistema realizará el registro de los datos personales de la empresa. Estado Revisión Creado por Pamela Aulestia Actualizado por Pamela Aulestia Fecha de creación 26/06/2019 Fecha de autorización 27/06/2019 Identificador RF_06 Estado de requerimiento Crítico Tipo de requerimiento Funcional Datos de entrada Razón social, Nombre Comercial, RUC, Teléfono, Dirección, Email, Nombre del representante, Obligado a llevar contabilidad. Descripción Se registra los datos de la empresa, la información estará presente en la cabecera de las facturas de venta electrónicas. Datos de salida Datos registrados de la empresa. Resultados esperados Lista con la información de la empresa. Origen Entrevista Dirigido a Administrador Prioridad Alta Requerimientos asociados RF_01, RF_02, RF_03, RF_08 Especificación Precondiciones El único usuario que puede registrar los datos de la empresa es el que tenga perfil de Administrador. Criterios de aceptación Únicamente se registrarán datos de una empresa, el sistema no será multiempresa. Los datos de la empresa no podrán ser eliminados solo podrán ser modificados. Nota. Requerimiento Funcional RF_06. Fuente: Entrevista Industrial Vega. Elaboración: Pamela Aulestia. 22 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 Tabla 8 Requerimiento funcional RF_07 El sistema admitirá el registro de las facturas de venta. Estado Revisión Creado por Pamela Aulestia Actualizado por Pamela Aulestia Fecha de creación 26/06/2019 Fecha de autorización 27/06/2019 Identificador RF_07 Estado de requerimiento Crítico Tipo de requerimiento Funcional Datos de entrada Se registra el número de serie y la fecha, se selecciona el cliente y se llena el detalle de la factura como la cantidad, el artículo, precio y la forma de pago, los totales y subtotales los calcula el sistema. Descripción Se registran los datos de la factura, la información estará presente en las facturas de venta electrónicas. Datos de salida Datos registrados de la venta. Resultados esperados Lista con la información de las ventas realizadas Origen Entrevista Dirigido a Administrador Prioridad Alta Requerimientos asociados RF_01, RF_02, RF_03, RF_04, RF_05, RF_06, RF_07 Especificación Precondiciones El único usuario que puede registrar ventas es el que tenga perfil de Administrador. Criterios de aceptación No se permiten ventas con el mismo número de comprobante. Nota. Requerimiento Funcional RF_07. Fuente: Entrevista Industrial Vega. Elaboración: Pamela Aulestia. 23 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 Tabla 9 Requerimiento funcional RF_08 El sistema deberá generar-firmar, las facturas y enviarlas al correo del cliente. Estado Revisión Creado por Pamela Aulestia Actualizado por Pamela Aulestia Fecha de creación 26/06/2019 Fecha de autorización 27/06/2019 Identificador RF_08 Estado de requerimiento Crítico Tipo de requerimiento Funcional Datos de entrada Se selecciona la factura a generar y firmar. Descripción Se da clic en el botón generar-firmar, enviar, respuesta para autorizar, RIDE para generar el PDF de la factura y correo para enviar la factura al cliente en formato PDF. Datos de salida Comprobante autorizado con clave de acceso y autorización. Resultados esperados Lista con la información de las ventas realizadas y autorizadas. Origen Entrevista Dirigido a Administrador Prioridad Alta Requerimientos asociados RF_01, RF_07 Especificación Precondiciones El único usuario que puede enviar facturas de ventas es el que tenga perfil de Administrador. Criterios de aceptación Esa factura autorizada en modo pruebas si se podrá eliminar. Nota. Requerimiento Funcional RF_08. Fuente: Entrevista Industrial Vega. Elaboración: Pamela Aulestia. 24 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 Tabla 10 Requerimiento funcional RF_09 El sistema generará reportes en formato PDF. Estado Revisión Creado por Pamela Aulestia Actualizado por Pamela Aulestia Fecha de creación 26/06/2019 Fecha de autorización 27/06/2019 Identificador RF_09 Estado de requerimiento Crítico Tipo de requerimiento Funcional Datos de entrada Fecha, tipo de reporte, datos clientes o datos de proveedores. Descripción Se genera un reporte de las diferentes tablas del sistema tales como artículos, clientes, proveedores, ventas. Datos de salida Reporte en formato PDF. Resultados esperados Reportes de diferentes tablas en formato PDF. Origen Entrevista Dirigido a Administrador, empleados. Prioridad Media Requerimientos asociados RF_01, RF_02, RF_03, RF_04, RF_05, RF_06, RF_07, RF_08, RF_09 Especificación Precondiciones Todos los usuarios pueden revisar los reportes. Criterios de aceptación El reporte se generará en PDF y el usuario decidirá si desea o no descargarlo e imprimirlo. Nota. Requerimiento Funcional RF_09. Fuente: Entrevista Industrial Vega. Elaboración: Pamela Aulestia. 25 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 2.04 Mapa de involucrados Se indica los involucrados que intervienen de forma directa o indirecta en el proceso de facturación de la empresa Industrial Vega. (Ver figura 1) Figura 1. Mapa de Involucrados. Fuente: Investigación realizada al Gerente acerca de los involucrados en el proceso de facturación de la empresa Industrial Vega. Elaborado por: Pamela Aulestia. 2.05 Matriz de análisis de involucrados La Matriz de análisis de involucrados se encuentra detallada a continuación. (Ver Anexo 5) Proceso de facturación electrónica y cuentas por cobrar Contadora Empresa Industrial Vega Gerente Propietario Estudiante (Desarrollador) Servicio de Rentas Internas (SRI) ITSCO Cliente 26 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 CAPÍTULO III 3. Problema y objetivos 3.01 Árbol de problemas El árbol de problemas es una técnica que se emplea para identificar una situación negativa (problema central), la cual se intenta solucionar analizando relaciones de tipo causa-efecto. Para ello, se debe formular el problema central de modo tal que permita diferentes alternativas de solución, en lugar de una solución única. Luego de haber sido definido el problema central, se exponen tanto las causas que lo generan como los efectos negativos producidos, y se interrelacionan los tres componentes de una manera gráfica. (Cepal, s.f., párr.1) 3.01.01 Efectos. “Es un excelente y sencillo instrumento para identificar las repercusiones del problema. Los efectos se representan gráficamente hacia arriba y encadenados. Para su construcción se colocan sobre el problema y en un primer nivel, todos los efectos directos o inmediatos, los cuales se unen mediante flechas que nacen del problema identificado. Continuar así hasta llegar a un nivel que se considere superior a la órbita de competencia” (Cepal, s.f.,párr.4). 3.01.02 Causas. Cepal (s.f.) afirma acerca de las causas del árbol de problemas lo siguiente: Se identifican las causas posibles del problema y se representan bajo éste. A su vez, se buscan causas de las causas, construyendo las raíces encadenadas del árbol. Una buena definición de las causas aumenta la probabilidad de soluciones. (párr.5) 27 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 En este diagrama se detalla el problema central que tiene la empresa Industrial Vega el cuál es la carencia de un sistema informático de control y registro de facturas electrónicas y cuentas por cobrar, causado por un inadecuado registro y cobro de las facturas de venta debido al proceso manual y por la inexistencia de un sistema informático web que permita generar, firmar, autorizar y enviar la factura electrónica, lo cual ha ocasionado pérdidas de facturas, manejo incorrecto de la información y clientes insatisfechos con el servicio brindado, generando pérdidas económicas. Figura 2. Árbol de problemas. Fuente: Datos obtenidos de ficha de observación a la empresa Industrial Vega. Elaborado por: Pamela Aulestia. Pérdidas de facturas, manejo incorrecto de la información y clientes insatisfechos con el servicio brindado, generando pérdidas económicas. Sanciones o multas a la empresa por parte de los organismos de control tributario (SRI) causando una reducción de la liquidez de la compañía. CARENCIA DE UN SISTEMA INFORMÁTICO DE CONTROL Y REGISTRO DE FACTURAS ELECTRÓNICAS Y CUENTAS POR COBRAR EN LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL – SEPTIEMBRE 2019. Inexistencia de un sistema informático web que permita generar, firmar, autorizar y enviar la factura electrónica. Datos incorrectos en el flujo de información al momento de generar una factura y saldos pendientes por cobrar a los clientes a causa de carencia de un sistema informático. Inadecuado registro y cobro de las facturas de venta debido a proceso manual. Inapropiado control de emisión y cobro de facturas por falta de sistematización del proceso de facturación electrónica y cuentas por cobrar mediante un sistema web, para mejorar el servicio a los clientes de la empresa Industrial Vega. PROBLEMA E F E C T O S C A U S A S 28 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 3.02 Árbol de objetivos Para elaborar el mismo se tiene que partir de un problema central el cual viene acompañado de causas y efectos que se encuentran establecidas en el árbol de problemas, para definir el árbol de objetivos se debe convertir a positivo todos los elementos mencionados anteriormente de esta manera se puede conseguir el objetivo central del proyecto que es el de la sistematización del proceso de facturación electrónica y cuentas por cobrar mediante un sistema web. Figura 3. Árbol de objetivos. Fuente: Datos obtenidos de ficha de observación a la empresa Industrial Vega. Elaborado por: Pamela Aulestia. Manejo correcto de las facturas e información y clientes satisfechos con el servicio brindado, generando ganancias económicas. Cumplimiento de requisitos legales por parte de la empresa con los organismos de control tributario (SRI) causando un aumento de la liquidez de la compañía. SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 Existencia de un sistema informático web que permita generar, firmar, autorizar y enviar la factura electrónica. Datos correctos en el flujo de información al momento de generar una factura y saldos pendientes por cobrar a los clientes mediante el sistema informático. Registro y cobro adecuado de las facturas de venta debido a proceso manual sistematizado con el desarrollo del sistema. Apropiado control de emisión y cobro de facturas a través de la sistematización del proceso de facturación electrónica y cuentas por cobrar mediante un sistema web, para mejorar el servicio a los clientes de la empresa Industrial Vega. OBJETIVO CENTRAL F IN E S M E D IO S 29 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 3.03 Casos de uso 3.03.01 Diagrama de caso de uso general. El diagrama de caso de uso general detalla todo el proceso que se requiere para la realización de la facturación electrónica y cuentas por cobrar. (Ver Figura 11) 3.03.02 Diagrama de caso de uso individual. Caso de uso CU-001 Ingreso al sistema Figura 4.Caso de uso CU-001 Ingreso al sistema. Elaborado por: Pamela Aulestia. Caso de uso CU-002 Ingreso de datos principales de la empresa en el sistema Figura 5.Caso de uso CU-002 Ingreso de datos principales de la empresa en el sistema. Elaborado por: Pamela Aulestia. 30 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 Caso de uso CU-003 Ingresar clientes Figura 6.Caso de uso CU-003 Ingresar clientes. Elaborado por: Pamela Aulestia. Caso de uso CU-004 Ingreso Formas de Pago Figura 7.Caso de uso CU-004 Ingreso Formas de Pago. Elaborado por: Pamela Aulestia. 31 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 Caso de uso CU-005 Ingreso Facturas de Ventas Figura 8.Caso de uso CU-005 Ingreso Facturas de Ventas. Elaborado por: Pamela Aulestia. Caso de uso CU-006 Generar Facturación Electrónica. Figura 9.Caso de uso CU-006 Generar Facturación Electrónica. Elaborado por: Pamela Aulestia. 32 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 Caso de uso CU-007 Generar Reportes. Figura 10.Caso de uso CU-007 generar reportes. Elaborado por: Pamela Aulestia. 33 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 Caso de uso General. Figura 11.Caso de uso General. Elaborado por: Pamela Aulestia. 34 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 3.04 Especificación de casos de uso Tabla 11 Especificación de caso de uso CU-001 Caso de uso Ingresar al sistema Identificador CU-001 CURSO TÍPICO DE EVENTOS Usuario Sistema El usuario ingresa a la interfaz de inicio de sesión. Formulario de inicio de sesión El usuario ingresa su usuario y contraseña. Se validan los datos ingresados y de ser correctos se da acceso al menú principal. CURSOS ALTERNATIVOS El administrador es el único que puede asignar un usuario y contraseña para ingresar al sistema. El usuario tiene tres intentos para el inicio de sesión caso contrario se bloqueará el usuario. Nota. Especificación de caso de uso CU-001. Elaboración: Pamela Aulestia. Tabla 12 Especificación de caso de uso CU-002 Caso de uso Ingreso de datos principales de la empresa en el sistema. Identificador CU-002 CURSO TÍPICO DE EVENTOS Usuario Sistema El usuario ingresa al sistema. Se visualiza la interfaz de usuario de acuerdo al perfil. El usuario ingresa su usuario y contraseña. Se validan los datos ingresados y de ser correctos se da acceso al menú principal. El usuario ingresa información de la compañía en el menú de Datos de la Empresa. Se abre el formulario de registro de datos de la empresa. El usuario guarda el registro Se muestra un mensaje de registro guardado correctamente. CURSOS ALTERNATIVOS El administrador es el único usuario que podrá registrar la información de la compañía, en el caso de que algún dato este mal ingresado, solo el administrador podrá cambiar la información. Nota. Especificación de caso de uso CU-002. Elaboración: Pamela Aulestia. 35 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 Tabla 13 Especificación de caso de uso CU-003 Caso de uso Ingresar clientes. Identificador CU-003 CURSO TÍPICO DE EVENTOS Usuario Sistema El usuario ingresa al sistema. Se visualiza la interfaz de usuario de acuerdo al perfil. El usuario selecciona el menú de registro de clientes Se muestra un formulario para registrar los clientes. El usuario ingresa la información en el formulario. El sistema verifica y valida la información ingresada. El usuario guarda el registro. Se muestra un mensaje de registro guardado correctamente. CURSOS ALTERNATIVOS El administrador o contador podrá ingresar facturas de venta, en el caso de que algún dato este mal ingresado, solo el administrador podrá modificar la información. Nota. Especificación de caso de uso CU-003. Elaboración: Pamela Aulestia. Tabla 14 Especificación de caso de uso CU-004 Caso de uso Ingreso Formas Pago Identificador CU-004 CURSO TÍPICO DE EVENTOS Usuario Sistema El usuario ingresa al sistema con su usuario y contraseña. Se visualiza la interfaz de usuario de acuerdo al perfil, se validan los datos ingresados y de ser correctos se da acceso al menú principal. El usuario selecciona el menú de registro de formas de pago. Se muestra un formulario para registrar las formas de pago. El usuario ingresa la información de las formas de pago normales y las del SRI en el formulario. El sistema verifica y valida la información ingresada. El usuario guarda el registro. Se muestra un mensaje de registro guardado correctamente. CURSOS ALTERNATIVOS El administrador es la única persona que puede registrar las formas de pago, teniendo en cuenta que las formas de pago se validarán que sean únicas en él sistema. Nota. Especificación de caso de uso CU-004. Elaboración: Pamela Aulestia. 36 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 Tabla 15 Especificación de caso de uso CU-005 Caso de uso Ingreso facturas ventas. Identificador CU-005 CURSO TÍPICO DE EVENTOS Usuario Sistema El usuario ingresa al sistema con su usuario y contraseña. Se visualiza la interfaz de usuario de acuerdo al perfil, se validan los datos ingresados y de ser correctos se da acceso al menú principal. El usuario ingresa al módulo de Facturación. Se muestra un formulario para registrar la factura de ventas. El usuario en el formulario ingresa la factura de venta, selecciona la serie, fecha de emisión y vencimiento, el cliente, productos, forma de pago, ambiente, estado. El sistema verifica y valida la información ingresada. El usuario guarda el registro. Se muestra un mensaje de registro guardado correctamente. CURSOS ALTERNATIVOS El administrador y el contador podrá ingresar facturas de venta, en el caso de que algún dato este mal ingresado, solo el administrador podrá cambiar la información. Nota. Especificación de caso de uso CU-005. Elaboración: Pamela Aulestia. Tabla 16 Especificación de caso de uso CU-006 Caso de uso Control de proceso de facturación electrónica. Identificador CU-006 CURSO TÍPICO DE EVENTOS Usuario Sistema El usuario ingresa al sistema. Se visualiza la interfaz de usuario de acuerdo al perfil. El usuario ingresa su usuario y contraseña. Se validan los datos ingresados y de ser correctos se da acceso al menú principal. El usuario ingresa al módulo de Facturación. Se muestran las facturas de venta. El usuario abre el comprobante electrónico Genera y firma, luego este autoriza y una vez autorizada se genera el RIDE de la factura y se envía al correo del cliente. CURSOS ALTERNATIVOS El administrador o contador podrá ingresar facturas de venta, generarlas y autorizarlas, en caso de algún inconveniente solo el administrador podrá cambiar la información. Nota. Especificación de caso de uso CU-006. Elaboración: Pamela Aulestia. 37 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 Tabla 17 Especificación de caso de uso CU-007 Caso de uso Generar reportes. Identificador CU-007 CURSO TÍPICO DE EVENTOS Usuario Sistema El usuario ingresa al sistema. Se visualiza la interfaz de usuario de acuerdo al perfil. El usuario ingresa su usuario y contraseña. Se validan los datos ingresados y de ser correctos se da acceso al menú principal. El usuario ingresa al módulo de Reportes. Los reportes se pueden obtener según diferentes filtros son: facturas según la fecha, clientes, facturas a crédito, formas de pago y facturas de venta no autorizadas y autorizadas. El usuario da clic en generar el reporte El sistema le genera los reportes en formato PDF. CURSOS ALTERNATIVOS El administrador y contador podrá ver todos los tipos de reportes que genere el sistema. Nota. Especificación de caso de uso CU-007. Elaboración: Pamela Aulestia. 3.05 Casos de uso de realización “La realización de un caso de uso describe cómo se realiza un caso de uso particular en el modelo de diseño, en función de los objetos que colaboran. La asignación de responsabilidades y el diseño de colaboraciones son etapas muy importantes y creativas durante el diseño, mientras se elaboran los diagramas o mientras se programa”. (Pearson Educación, s.f.) 38 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 Caso de uso de realización CUR-001 Iniciar sesión Figura 12. Caso de uso de realización CUR-001 Iniciar sesión. Elaborado por: Pamela Aulestia. Tabla 18 Especificación de caso de uso de realización CUR-001 Nombre Inicio de sesión Identificador CUR-001 Tipo Sistema Referencia de caso de uso CU-001 Referencia de requisitos RF0001 PRECONDICIONES De instancia Se necesita un formulario con campos para usuario y contraseña De relación La información debe estar registrada en la base de datos POSTCONDICIONES Se visualiza las diferentes opciones del menú. SALIDAS DE PANTALLA Ingreso a la pantalla principal según el perfil de usuario con el cual ingreso sesión. Nota. Especificación de caso de uso de realización CUR-001. Elaboración: Pamela Aulestia. 39 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 Caso de uso de realización CUR-002 Ingreso de datos principales en el sistema Figura 13. Caso de uso de realización CUR-002 Ingreso de datos principales en el sistema. Elaborado por: Pamela Aulestia. Tabla 19 Especificación de caso de uso de realización CUR-002 Nombre Ingreso de datos principales en el sistema Identificador CUR-002 Tipo Sistema Referencia de caso de uso CU-002 Referencia de requisitos RF0002, RF0003, RF0004, RF0005, RF0006, RF0007, RF0008. PRECONDICIONES De instancia Se necesita un formulario para el registro de clientes, facturas, formas de pago, empresa y usuarios. De relación Ninguno POSTCONDICIONES Se debe guardar toda la información solicitada ya que con la misma se creará las facturas. SALIDAS DE PANTALLA Mensajes de confirmación del registro de información. Nota. Especificación de caso de uso de realización CUR-002. Elaboración: Pamela Aulestia. 40 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 Caso de uso de realización CUR-003 Ingresar facturas Figura 14. Caso de uso CUR-003 ingresar facturas. Elaborado por: Pamela Aulestia. Tabla 20 Especificación de caso de uso de realización CUR-003 Nombre Ingresar facturas Identificador CUR-003 Tipo Sistema Referencia de caso de uso CU-003 Referencia de requisitos RF0008. PRECONDICIONES De instancia Se necesita un formulario para el registro de facturas. De relación Ninguno POSTCONDICIONES Se debe guardar toda la información solicitada de las facturas. SALIDAS DE PANTALLA Mensajes del sistema indicando que el registro de las facturas se lo realizo de manera correcta. Nota. Especificación de caso de uso de realización CUR-003. Elaboración: Pamela Aulestia. 41 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 Caso de uso de realización CUR-004 control de proceso de facturación electrónica. Figura 15. Caso de uso de realización CUR-004 control de proceso de facturación electrónica. Elaborado por: Pamela Aulestia. Tabla 21 Especificación de caso de uso de realización CUR-004 Nombre Control de proceso de facturación electrónica. Identificador CUR-004 Tipo Sistema Referencia de caso de uso CU-004 Referencia de requisitos RF0009. PRECONDICIONES De instancia Se necesita un formulario para el registro de facturas electrónicas y el comprobante electrónico para generar-firmar, enviar, autorización y correo. De relación Ninguno POSTCONDICIONES Se debe verificar que los datos de la factura sean correctos al igual que la estructura. SALIDAS DE PANTALLA Mensajes de firmado, autorizado y enviado al cliente. Nota. Especificación de caso de uso de realización CUR-004. Elaboración: Pamela Aulestia. 42 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 3.06 Diagramas de secuencia Figura 16.Diagrama de secuencia Iniciar sesión. Elaborado por: Pamela Aulestia. Figura 17.Diagrama de secuencia de Ingreso de datos de la empresa. Elaborado por: Pamela Aulestia. 43 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 Figura 18.Diagrama de secuencia de Ingreso de información al sistema. Elaborado por: Pamela Aulestia. Figura 19.Diagrama de secuencia de Ingreso de facturas. Elaborado por: Pamela Aulestia. 44 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 Figura 20.Diagrama de Reporte. Elaborado por: Pamela Aulestia. 45 SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CUENTAS POR COBRAR MEDIANTE UN SISTEMA WEB PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL VEGA UBICADA EN SAN ANTONIO DE PICHINCHA, ABRIL- SEPTIEMBRE 2019 CAPÍTULO IV 4. Análisis de alternativas 4.01 Matriz de análisis de alternativas A continuación, se detalla la matriz de análisis de alternativas. (Ver Anexo 6) 4.02 Matriz de análisis de impacto de los objetivos Matriz de análisis de impacto de los objetivos. (Ver Anexo 7) 4.03 Diagrama de estrategias Figura 21.Diagrama de estrategias. Elaborado por: Pamela Aulestia. 4.03.01 Diseño de Clases. El diagrama de clases recoge las clases de objetos y sus asociaciones. En este diagrama se representa la estructura y el comportamiento de cada uno de los objetos del sistema y sus relaciones con los demás objetos, pero no muestra información temporal. Con el fin de facilitar la comprensión del diagrama, se